Assistant | M/W/D - Referenz 578
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
General secretarial duties and administrative tasks as well as project support. Tasks include:
-
- Planning, organizing, and coordinating all national and international meetings (Telephone- and Videoconferences) and travels (organization and settlement)
- Help organize the Team through scheduling, agenda setting, timekeeping, minutes taking and managing the ToDo list as well as tracking and archiving for the recurring Team Meetings
- Take over external information management and support business processes within the organizational unit as well as the internal and external correspondence in German and English
- Monitor and handle expenses, Purchasing Orders and invoices including budget tracking and management
- Independent onboarding of new employees, vendors and freelancers incl. contracts, approvals from internal consulting, and other authorities, as well as independent screening and selection of applicants (temp workers)
- Manage and handle bigger and smaller events (off- and online, including agency support as required)
Ihr Profil:
- You have successfully completed commercial vocational training (e.g., office management assistant and/or management assistant)
- You have several years of professional experience in a comparable function and have gained expertise and perfect knowledge on supporting secretarial and administrative tasks
- Excellent computer skills in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP, Concur
- Team-oriented, showing own initiative and a proactively structured working style
- Very good English and German knowledge both spoken and written
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 558
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit (50%-70%) zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Teams in allen anstehenden Projekten
- Durchführung von Reisebuchungen und Abrechnungen für das Team
- Urlaubsvertretung und Zuarbeit für Assistant to Head
- Organisation und Planung von Meetings
- Inside-page pflegen und updaten
Ihr Profil:
- Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Management Assistant, Paralegal oder vergleichbar mit umfassender Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im internationalen Umfeld
- Umfassende Kenntnisse der relevanten IT-Systeme (MS Teams, Outlook, etc.)
- Proaktiver Arbeitsstil, strukturiert, problemlösungsorientiert, loyal, flexibel, zuverlässig
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, teamorientierte Denkweise mit starken organisatorischen Fähigkeiten und angemessenem Kommunikationsstil
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse schriftlich wie mündlich
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Projektassistenz in Teilzeit | M/W/D - Referenz 518
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 25% zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
- Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
- Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
- Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
- Organisation von Veranstaltungen
- Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
- Projekterfahrung wünschenswert
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HR Assistentin Recruiting | M/W/D - Referenz 552
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Sie übernehmen übergeordnete Verantwortlichkeit für die erfolgreiche administrative Unterstützung und Bearbeitung aller Rekrutierungen im Verantwortungsbereich in Englisch als auch in Deutsch
- Sie sind für die Terminierung aller Telefon- und persönlichen Vorortinterviews für HR und Fachbereiche inkl. der Koordination von Anreisemodalitäten und der Abwicklung der entsprechenden Kostenerstattung für die Kandidaten verantwortlich sowie administrative Unterstützung bei Assessment Centern (ACs) und auch Vorbereitung der Agenda in enger Abstimmung mit dem Recruiter, Hiring Manager und der externen Agentur
- Sie erstellen und verwalten Standard-Korrespondenzen sowie die korrekte Abbildung des jeweiligen Kandidaten/Requisition-Status im System
- Eigenständige Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen (Headhunter) inkl. systemischer Vertragsspeicherung, Initiieren und Überwachen des Signatur-Workflows, Erstellen des Warenkorbs, Überprüfen eingehender Rechnungen.
- Sie beteiligen sich an anderen übergreifenden Themen wie funktionsübergreifenden Projekten und Übernahme von Sonder- und/oder Zentralaufgaben im jeweiligen Verantwortungsbereich
Ihr Profil:
- Sie haben Ihre kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und haben einschlägige Berufserfahrung / Vorerfahrung oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium Personalmanagement / BWL mit erster relevanter Berufserfahrung
- Grundlegende personalwirtschaftliche Kenntnisse, Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, erste personalspezifische Kenntnisse auf dem Gebiet von HR-Prozessen
- Eigenständige Priorisierung von Arbeitsaufträgen orientiert an regulatorischen und organisatorischen Erfordernissen sowie an dem Ziel einer optimalen Kundenzufriedenheit sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit.
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Form.
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Team Assistant | M/W/D - Referenz 507
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Planung von Workshops, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen sowie Bearbeitung von Rechnungen
- Funktion als Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Themen in der Rolle als Abteilungsassistenz wie z.B. das Onboarding von neuen Mitarbeitenden
- Planung und Buchung von Dienstreisen sowie die dazugehörige Reiseabrechnung
- Verwaltung von Schulungen im betriebseigenen Schulungssystem (LOS) z.B. Zuweisung relevanter Curricula, Erstellung von Trainingsterminen
- Bearbeitung des Intranet Auftrittes der Abteilung
- Verwaltung des Zeitmanagements in der Rolle als SAP-Zeitbeauftragte*r
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung als Teamassistenz
- Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse in MS Teams, Outlook, Concur (Reiseportal), Word, PowerPoint, Excel, SAP und SharePoint.
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
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HR Associate Reporting | M/W/D - Referenz 469
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung ausgewählter Reporting Prozesse.
- Bereitstellung standardisierter, transparenter, effizienter und richtlinienkonformer Reportings.
- Erstellen und Ausführen von Reports innerhalb des Reportkatalogs (SuccessFactors, Analysis for Office, Business Warehouse, SAP Analytics Cloud)
- Erstellung von Monats- / Quartalsberichten sowie Jahresendauswertungen
- Erstellen und Auswertung von HR Zahlen für Arbeitgeberverbände
Ihr Profil:
- hohe Affinität im Umgang mit Daten & Zahlen
- Beherrschung der gängigen Systemlandschaft (Success Factors, SAP, MyServices)
- fundierte Excel-Kenntnisse
- Analytische Fähigkeiten
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Projektassistenz | M/W/D - Referenz 000390
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Office
Ihre Aufgaben:
- Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen sowie Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
- Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien etc.)
- Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting-Protokollen
- Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie z.B. Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
- Nachhalten kritischer Informationsflüsse und Rückmeldung für schnellen Projektfortschritt
- Durchführung von Bestellanforderungen und IT Bestellungen in internen Systemen sowie Verwaltung und Ablage von Projektdokumenten
- Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
- Organisation von Veranstaltungen
- Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
- Organisation der Gebäudezutritte für Projektbeteiligte sowie Anmeldung von Handwerkern für Samstags- und Nachtarbeiten
- Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
- Ausstellen von Fotografiererlaubnis
- Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
- Reisebereitschaft zu anderen Standorten
- Projekterfahrung
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
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