Assistant (Administrative Coordinator Professional) | M/W/D - Referenz 559

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Termin- und Meetingmanagement inkl. Protokollführung für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
  • Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings
  • Travelmanagement – Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
  • Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen)
  • Standardisiertes Beschaffungsmanagement – Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
  • Sicherstellung des zweckgerichteten Kommunikationsflusses zu meist organisatorischen, administrativen und personellen Sachverhalten (z.B. Erstellung und Versand von Rundschreiben/Announcements)

Ihr Profil:

  • Kauffrau/-mann für Büromanagement und Weiterbildung zum Management Assistent (mehrmonatige modulare Ausbildung) oder vgl. Weiterbildung (z.B. Fachwirt) mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in MS Office Anwendungen.
  • Kenntnisse und Erfahrung aus dem Projektgeschäft wünschenswert
  • Umfangreiche allgemeine Büromanagement Kenntnisse
  • Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
  • Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen
  • Sehr gute Englischkenntnisse

Interessiert?

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Assistant | M/W/D - Referenz 558

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit (50%-70%) zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung des Teams in allen anstehenden Projekten
  • Durchführung von Reisebuchungen und Abrechnungen für das Team
  • Urlaubsvertretung und Zuarbeit für Assistant to Head
  • Organisation und Planung von Meetings
  • Inside-page pflegen und updaten

Ihr Profil:

  • Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Management Assistant, Paralegal oder vergleichbar mit umfassender Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im internationalen Umfeld
  • Umfassende Kenntnisse der relevanten IT-Systeme (MS Teams, Outlook, etc.)
  • Proaktiver Arbeitsstil, strukturiert, problemlösungsorientiert, loyal, flexibel, zuverlässig
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, teamorientierte Denkweise mit starken organisatorischen Fähigkeiten und angemessenem Kommunikationsstil
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse schriftlich wie mündlich

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Projektassistenz in Teilzeit | M/W/D - Referenz 518

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 25% zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Projekterfahrung wünschenswert

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HR Assistentin Recruiting | M/W/D - Referenz 552

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Sie übernehmen übergeordnete Verantwortlichkeit für die erfolgreiche administrative Unterstützung und Bearbeitung aller Rekrutierungen im Verantwortungsbereich in Englisch als auch in Deutsch
  • Sie sind für die Terminierung aller Telefon- und persönlichen Vorortinterviews für HR und Fachbereiche inkl. der Koordination von Anreisemodalitäten und der Abwicklung der entsprechenden Kostenerstattung für die Kandidaten verantwortlich sowie administrative Unterstützung bei Assessment Centern (ACs) und auch Vorbereitung der Agenda in enger Abstimmung mit dem Recruiter, Hiring Manager und der externen Agentur
  • Sie erstellen und verwalten Standard-Korrespondenzen sowie die korrekte Abbildung des jeweiligen Kandidaten/Requisition-Status im System
  • Eigenständige Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen (Headhunter) inkl. systemischer Vertragsspeicherung, Initiieren und Überwachen des Signatur-Workflows, Erstellen des Warenkorbs, Überprüfen eingehender Rechnungen.
  • Sie beteiligen sich an anderen übergreifenden Themen wie funktionsübergreifenden Projekten und Übernahme von Sonder- und/oder Zentralaufgaben im jeweiligen Verantwortungsbereich

Ihr Profil:

  • Sie haben Ihre kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und haben einschlägige Berufserfahrung / Vorerfahrung oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium Personalmanagement / BWL mit erster relevanter Berufserfahrung
  • Grundlegende personalwirtschaftliche Kenntnisse, Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, erste personalspezifische Kenntnisse auf dem Gebiet von HR-Prozessen
  • Eigenständige Priorisierung von Arbeitsaufträgen orientiert an regulatorischen und organisatorischen Erfordernissen sowie an dem Ziel einer optimalen Kundenzufriedenheit sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit.
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Form.

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Assistant | M/W/D - Referenz 545

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

Mobiles Arbeiten ist nach Abstimmung möglich. jedoch setzen wir eine gewisse Flexibilität vor Ort zu arbeiten voraus.

Da die zuständige Führungskraft englischsprachig ist und auch die Zusammenarbeit mit internationalen Kolleg*innen erfolgt, sind sehr gute Englischkenntnisse wichtig!

  • Sie sind verantwortlich für die Organisation von internationalen Workshops
  • Sie erstellen über ein internes Bestellsystem sogenannte Purchase Orders (Pos)
  • Sie bearbeiten Rechnungen über das System Invoicetrack
  • Sie unterstützen bei der Reisekoordination und generellen administrativen Tätigkeiten
  • Sie arbeiten eng zusammen mit anderem Assistenten*innen im internationalen Bereich

Ihr Profil:

  • Sie haben bereits erfolgreich ihre kaufmännische Ausbildung abgeschlossen
  • Sie bringen Erfahrung im Assistenzbereich mit
  • Sie besitzen sehr gute Kenntnisse bei den Standard Office Anwendungen (insbesondere Excel, Outlook etc.)
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Gutes Zahlenverständnis für die Bearbeitung und Anlegung der POs im Rahmen der Budgetverarbeitung runden Ihr Profil ab

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Technischer Assistent | M/W/D - Referenz 502

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Verantwortlich für die zeitgerechte und GMP-konforme Bearbeitung, Verwaltung, Übergabe von Freigabe Proben
  • Durchführung von Stabilitätsstudien an Wirkstoffen und Endprodukten inkl. GMP-konforme Verarbeitung der Proben
  • Verwaltung von Produktstandards
  • Versand von Analysenmustern an Auftragspartner, Behörden und Kunden
  • Mitarbeit an internen Optimierungsprojekten
  • Übernahme von Tätigkeiten in der Labororganisation

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung Chemielaborant*in mit Berufserfahrung bzw. CTA oder PTA mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Erste Erfahrungen im GMP regulierten Umfeld
  • Erste Erfahrung in analytischen Laboren
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Kenntnisse der MS Office Programme, wie z.B. Word, Excel, Outlook und Powerpoint
  • Deutsch fließend in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse (z.B. Lesen und Verstehen von Vorschriften)

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Team Assistant | M/W/D - Referenz 507

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Planung von Workshops, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen sowie Bearbeitung von Rechnungen
  • Funktion als Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Themen in der Rolle als Abteilungsassistenz wie z.B. das Onboarding von neuen Mitarbeitenden
  • Planung und Buchung von Dienstreisen sowie die dazugehörige Reiseabrechnung
  • Verwaltung von Schulungen im betriebseigenen Schulungssystem (LOS) z.B. Zuweisung relevanter Curricula, Erstellung von Trainingsterminen
  • Bearbeitung des Intranet Auftrittes der Abteilung
  • Verwaltung des Zeitmanagements in der Rolle als SAP-Zeitbeauftragte*r

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Erfahrung als Teamassistenz
  • Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse in MS Teams, Outlook, Concur (Reiseportal), Word, PowerPoint, Excel, SAP und SharePoint.
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise

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Assistant | M/W/D - Referenz 496

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

Die Stelle unterstützt und koordiniert das Team in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem Bezug:

  • Dazu gehört allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen Matrixumgebung
  • Mitarbeit der Planung, Organisation und Überwachung der administrativen und organisatorischen Aspekte des Teams
  • Effizientes Management und Erleichterung der funktionsübergreifenden und globalen Kommunikation, hauptsächlich in englischer Sprache, sowohl vertikal als auch horizontal
  • Beaufsichtigung und selbständige Anwendung interner und rechtlicher Compliance-Prozesse

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Sie verfügen vorzugsweise über mehrjährige Berufserfahrung in einer relevanten Position in der Pharmaindustrie
  • Kenntnisse der Compliance-Richtlinien sowie der rechtlichen Anforderungen für die grenzüberschreitende Einbindung von HCPs und internationalem Eventmanagement
  • Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Schrift und Wort (C1-Niveau)

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HR Associate Reporting | M/W/D - Referenz 469

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung ausgewählter Reporting Prozesse.
  • Bereitstellung standardisierter, transparenter, effizienter und richtlinienkonformer Reportings.
  • Erstellen und Ausführen von Reports innerhalb des Reportkatalogs (SuccessFactors, Analysis for Office, Business Warehouse, SAP Analytics Cloud)
  • Erstellung von Monats- / Quartalsberichten sowie Jahresendauswertungen
  • Erstellen und Auswertung von HR Zahlen für Arbeitgeberverbände

Ihr Profil:

  • hohe Affinität im Umgang mit Daten & Zahlen
  • Beherrschung der gängigen Systemlandschaft (Success Factors, SAP, MyServices)
  • fundierte Excel-Kenntnisse
  • Analytische Fähigkeiten

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Projektassistenz | M/W/D - Referenz 000390

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Office

Ihre Aufgaben:

  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen sowie Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien etc.)
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting-Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie z.B. Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Nachhalten kritischer Informationsflüsse und Rückmeldung für schnellen Projektfortschritt
  • Durchführung von Bestellanforderungen und IT Bestellungen in internen Systemen sowie Verwaltung und Ablage von Projektdokumenten
  • Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
  • Organisation der Gebäudezutritte für Projektbeteiligte sowie Anmeldung von Handwerkern für Samstags- und Nachtarbeiten
  • Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
  • Ausstellen von Fotografiererlaubnis
  • Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Reisebereitschaft zu anderen Standorten
  • Projekterfahrung

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

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