Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Administrative Assistant in Teilzeit 60% | M/W/D – Referenz 2210160

Ihre Aufgaben:

  • Koordination und Organisation von Dienstreisen, Weiterbildungsmaßnahmen sowie von internationalen Meetings und Konferenzen
  • Selbstständiges Vorbereiten bzw. Ausarbeiten von Unterlagen zu Meetings und Vorträgen einschließlich Erstellung relevanter Unterlagen für die Gruppenleiter bzw. Teamleiter sowie Besucherbetreuung
  • Selbstständiges Erstellen und Bearbeiten von Besprechungsprotokollen, Präsentationen und sonstigen Dokumenten
  • Terminierungen intern/extern für die Gruppe und Gruppenleitung und deren Überwachung
  • Selbstständige Korrespondenz intern/extern in Deutsch und Englisch
  • Ermitteln und Vermitteln geeigneter Ansprechpartner bei fachlichen Anfragen
  • Koordination und Sicherstellung eines zweckgerichteten Informationsflusses
  • Koordination des zentralen Büromaterialraums und entsprechende Bestellung von Büromaterial
  • Versand von Dokumenten und Waren und Bestellungen in den entsprechenden Systemen
  • Eigenständige und zeitgerechte finale Bearbeitung und Einstellen in BIRDS, Formatierung, Koordination des Pre-Archive Checks sowie des Unterschriftenumlaufs von internen und externen standardisierten klinischen und nichtklinischen Dokumenten/Berichten unter Berücksichtigung der internen und externen Vorgaben.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Zusatzqualifikation wie Management-Assistent*in oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich
  • Erfahrung in globalen Abteilungen und unterschiedlichen Kulturen sowie Zeitzonen ist von Vorteil
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word), Erfahrung in der Arbeit mit internen Programmen wünschenswert
  • Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, hohes Engagement und Zuverlässigkeit
  • Organisationstalent mit selbständigem und verantwortungsvollem Arbeiten
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !

Kategorie: Kaufmännisch Assistenz Pharma
Zeitmodell: Vollzeit
Ort: Oberschwaben Süd Württemberg

Bewerbung

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