Assistant (Administrative Coordinator Professional) | M/W/D - Referenz 559

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Termin- und Meetingmanagement inkl. Protokollführung für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
  • Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings
  • Travelmanagement – Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
  • Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen)
  • Standardisiertes Beschaffungsmanagement – Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
  • Sicherstellung des zweckgerichteten Kommunikationsflusses zu meist organisatorischen, administrativen und personellen Sachverhalten (z.B. Erstellung und Versand von Rundschreiben/Announcements)

Ihr Profil:

  • Kauffrau/-mann für Büromanagement und Weiterbildung zum Management Assistent (mehrmonatige modulare Ausbildung) oder vgl. Weiterbildung (z.B. Fachwirt) mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in MS Office Anwendungen.
  • Kenntnisse und Erfahrung aus dem Projektgeschäft wünschenswert
  • Umfangreiche allgemeine Büromanagement Kenntnisse
  • Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
  • Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen
  • Sehr gute Englischkenntnisse

Interessiert?

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Assistant | M/W/D - Referenz 558

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit (50%-70%) zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung des Teams in allen anstehenden Projekten
  • Durchführung von Reisebuchungen und Abrechnungen für das Team
  • Urlaubsvertretung und Zuarbeit für Assistant to Head
  • Organisation und Planung von Meetings
  • Inside-page pflegen und updaten

Ihr Profil:

  • Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Management Assistant, Paralegal oder vergleichbar mit umfassender Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im internationalen Umfeld
  • Umfassende Kenntnisse der relevanten IT-Systeme (MS Teams, Outlook, etc.)
  • Proaktiver Arbeitsstil, strukturiert, problemlösungsorientiert, loyal, flexibel, zuverlässig
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, teamorientierte Denkweise mit starken organisatorischen Fähigkeiten und angemessenem Kommunikationsstil
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse schriftlich wie mündlich

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Projektassistenz in Teilzeit | M/W/D - Referenz 518

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 25% zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Projekterfahrung wünschenswert

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HR Assistentin Recruiting | M/W/D - Referenz 552

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Sie übernehmen übergeordnete Verantwortlichkeit für die erfolgreiche administrative Unterstützung und Bearbeitung aller Rekrutierungen im Verantwortungsbereich in Englisch als auch in Deutsch
  • Sie sind für die Terminierung aller Telefon- und persönlichen Vorortinterviews für HR und Fachbereiche inkl. der Koordination von Anreisemodalitäten und der Abwicklung der entsprechenden Kostenerstattung für die Kandidaten verantwortlich sowie administrative Unterstützung bei Assessment Centern (ACs) und auch Vorbereitung der Agenda in enger Abstimmung mit dem Recruiter, Hiring Manager und der externen Agentur
  • Sie erstellen und verwalten Standard-Korrespondenzen sowie die korrekte Abbildung des jeweiligen Kandidaten/Requisition-Status im System
  • Eigenständige Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen (Headhunter) inkl. systemischer Vertragsspeicherung, Initiieren und Überwachen des Signatur-Workflows, Erstellen des Warenkorbs, Überprüfen eingehender Rechnungen.
  • Sie beteiligen sich an anderen übergreifenden Themen wie funktionsübergreifenden Projekten und Übernahme von Sonder- und/oder Zentralaufgaben im jeweiligen Verantwortungsbereich

Ihr Profil:

  • Sie haben Ihre kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und haben einschlägige Berufserfahrung / Vorerfahrung oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium Personalmanagement / BWL mit erster relevanter Berufserfahrung
  • Grundlegende personalwirtschaftliche Kenntnisse, Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, erste personalspezifische Kenntnisse auf dem Gebiet von HR-Prozessen
  • Eigenständige Priorisierung von Arbeitsaufträgen orientiert an regulatorischen und organisatorischen Erfordernissen sowie an dem Ziel einer optimalen Kundenzufriedenheit sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit.
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Form.

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Spezialist Fachliche Unternehmensplanung und Berichterstattung | M/W/D - Referenz 546

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

You will support the operation and continuous optimization of planning and reporting standard solutions deployed to local and international operating units

  • Execution of regular run book tasks
  • Maintenance of master data for financial and supplementary reporting
  • Administration of user access rights
  • General end user support (analyze and resolve incidents or forward them to correct recipients and coordinate resolution)
  • Communication of downtimes during system upgrades

In performing above tasks you ensure adherence to processes and policies to guarantee data integrity and consistency

  • Adherence to defined timetables and deadlines
  • Check plausibility of content, process steps and responsibilities (entitlement of requestor) in case of requests

You receive, coordinate and challenge user demands

  • Check demand or change requests for completeness of information and plausibility
  • Coordinate with requestor and gather all required information to enable decision
  • Document and update change requests in respective application
  • Request effort estimation from IT for amendments and/or new implementations

You are responsible for the team’s internal documentation of system/process changes.

  • Update internal documentation, e.g. OneNote
  • Update documentation provided in Finance internal intranet (Finnet)

In connection with implementation of change requests or system upgrades you test new functionality and document findings (user acceptance test).

Finally, you execute training and provide manuals for users.

Ihr Profil:

  • You successfully completed your bachelor’s degree or dual study certificate in Business Administration or Information Technology
  • You have 1-2 years’ work experience in Finance and Controlling, Shared Service Organization or Information Technology and experience in master data maintenance in a data steward role would be an added advantage
  • Technical skills and technical affinity in reporting systems & tools, preferably SAP Analytics Cloud (SAC) and Analysis for Office (AfO)
  • Process thinking, team-oriented and structured working style to promote effective collaboration across Business Units and Functions
  • Strong communication skills in English, both written and verbal are mandatory

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Assistant | M/W/D - Referenz 545

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

Mobiles Arbeiten ist nach Abstimmung möglich. jedoch setzen wir eine gewisse Flexibilität vor Ort zu arbeiten voraus.

Da die zuständige Führungskraft englischsprachig ist und auch die Zusammenarbeit mit internationalen Kolleg*innen erfolgt, sind sehr gute Englischkenntnisse wichtig!

  • Sie sind verantwortlich für die Organisation von internationalen Workshops
  • Sie erstellen über ein internes Bestellsystem sogenannte Purchase Orders (Pos)
  • Sie bearbeiten Rechnungen über das System Invoicetrack
  • Sie unterstützen bei der Reisekoordination und generellen administrativen Tätigkeiten
  • Sie arbeiten eng zusammen mit anderem Assistenten*innen im internationalen Bereich

Ihr Profil:

  • Sie haben bereits erfolgreich ihre kaufmännische Ausbildung abgeschlossen
  • Sie bringen Erfahrung im Assistenzbereich mit
  • Sie besitzen sehr gute Kenntnisse bei den Standard Office Anwendungen (insbesondere Excel, Outlook etc.)
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Gutes Zahlenverständnis für die Bearbeitung und Anlegung der POs im Rahmen der Budgetverarbeitung runden Ihr Profil ab

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Senior Sourcing Manager | M/W/D - Referenz 543

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Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Sie übernehmen Einkaufsaktivitäten bei Facilitymanagement Projekten und anhand von Sourcing-Tools und Reports managen Sie die Facilitymanagement Gewerke mit der Ausrichtung diese auch global zu betrachten.
  • Weiter gehören zu Ihren Aufgaben die Ermittlung von Rahmenvertragspartnern, das Erstellen, Verlängern und Monitoren von Rahmenverträgen, sowie Sicherstellung der Werksversorgung.
  • Sie koordinieren die Anforderungen der lokalen Business Partner im Bereich Sourcing, teilen relevante Informationen und unterstützen Ihre lokalen Business Partner dabei gemeinsame Ziele zu verwirklichen und stellen gleichzeitig einen Bezug zu anderen europäischen Standorten her.
  • Außerdem verfolgen Sie die Marktgelegenheiten und deren Veränderungen hinsichtlich Verfügbarkeit, möglicher Lieferengpässen und setzen ein aktives Lieferantenmanagement um.

Ihr Profil:

  • Sie verfügen vorzugsweise über Erfahrungen im IFM (integrated Facilitymanagement Marktes), wie z.B. Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Vergabeverhandlung, Vertragsabschluss und einkaufsseitige Projektbetreuung sowie Kenntnisse der Pharmabranche sowie des lokalen Marktes
  • Masterabschluss oder Diplom im Bereich Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften, alternativ Bachelorabschluss mit mehreren Jahren Berufserfahrung
  • Sie sind verantwortungsbewusst, kommunikativ, zielorientiert und kostenbewusst
  • Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

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Contract Specialist in Teilzeit | M/W/D - Referenz 541

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 50%, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Bearbeitung und Abwicklung von Verträgen (Berater, Referent, Hospitation, Sponsoring Veranstaltung, Dienstleistung) mit Healthcare Professionals (HCPs) und Healthcare Organisations (HCOs) für die Bereiche Marketing, Sales und Medicine unter Berücksichtigung aller relevanten internen und externen Richtlinien (Compliance, FSA-Transparanzkodex, Antikorruptionsgesetz, DSGVO).
  • Abwicklung der vertraglich vereinbarten Zahlungen an HCPs/HCOs unter Berücksichtigung aller relevanten internen und externen Richtlinien (Compliance, FSA-Transparanzkodex, Antikorruptionsgesetz, DSGVO).
  • Erfassung/Offenlegung der Zahlungen an HCPs/HCOs für die Veröffentlichung des jährlichen FSA-Spend Report (Transparenzbericht)

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • 1 bis 2 Tage Arbeiten vor Ort
  • Aneignung und Einhaltung aller internen und externen Regelungen und Vorschriften (Healthcare Compliance, FSA Kompetenzen, DSGVO, Antikorruptionsgesetz, Compliance-Anforderungen, AAI, Taxes, juristisches Verständnis)
  • Gute Fähigkeit zum Erfassen von Vertragsanforderungen
  • Kenntnisse verschiedender Standardsoftware und gutes Verständnis im Umgang mit MS Office sowie Aneignung von Kenntnissen globaler Plattformen (Veeva, CorA, Efect, BITR MDGX)

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Associate Data Scientist | M/W/D - Referenz 535

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Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Vorstellung unseres Portfolios auf verschiedenen Plattformen.
  • Angebote zu Lerninhalten/Kursen in das Lernportfolio integrieren sowie Vorschläge zu Kursen für die Lernende-Community erarbeiten.
  • Einarbeitung in die Lernplattform Coursera (Plattformfunktion, Lizenzierung) und Überwachung der reibungslosen Funktion.
  • Koordination und Durchführung von Werbe-/Kommunikationsmaßnahmen zu unseren Angeboten auf Coursera.
  • Aufbau von Wissen und Analyse zu unseren Zielgruppen sowie zum Schulungs-, Beratungs- und Austauschbedarfs.
  • Entwicklung eines Konzeptes für eine Alumni-Community mit Ideen zu Angeboten und Interaktionen.
  • Unterstützung der nächsten internen Data Science Conference.
  • Unterstützung bei der Terminplanung und Koordination mit externen Stakeholdern.
  • Erstellung und Mitarbeit an Präsentationen.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Kenntnisse im Bereich Data Science / Maschinelles Lernen / Künstlicher Intelligenz sind von Vorteil; das Interesse an diesen Disziplinen ist Voraussetzung
  • Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen sowie Erfahrung in der Erstellung von Auswertungen
  • Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Herausragende Kommunikationsfähigkeit, eigenständige Arbeitsweise sowie Fähigkeit sich schnell in neue Themen einzuarbeiten
  • Erfahrung im Community Management, der Verwaltung und Vermarktung von Lernangeboten sind von Vorteil 

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Specialist CME Zertifizierung | M/W/D - Referenz 000462

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit, zunächst im Rahmen der ANÜ

Mainz

Ihre Aufgaben:

  • Fristgerechte Beantragung von CME Zertifizierungen, DMP Anerkennungen, Zertifizierung bei Verbänden (vorwiegend RbP, VDBD) über die online Portale der Landesärztekammern, Apothekerkammern, Kassenärztlichen Vereinigungen/Verbände und/oder über entsprechende Formulare
  • Überwachung und Verarbeitung der Zertifizierungsrückläufer und zugehöriger Gebührenrechnungen.
  • Bearbeitung von eingehenden Zertifizierungsanmeldungen (Online Portal/Shareroom, Outlook Service Postfach) im Team.
  • Selbständige Kontrolle der Zertifizierungsanmeldungen auf Einhaltung der Anforderungen von Landesärztekammern, Kassenärztlichen Vereinigungen, Verbände, etc.
  • Kommunikation und kontinuierlicher Austausch mit externen Partnern (z.B. Ansprechpartner der Landesärztekammern, Dienstleistern, Wissenschaftlichen Leitern/Referenten) und internieren Partnern (z.B. Außendienstmitarbeiter, Compliance Officer, Produktmanager) per Telefon und Mail.
  • Koordination regelmäßiger Abstimmung im Team Zertifizierung und mit Ansprechpartnern aus den Bereichen Compliance, Sales, Marketing und Medizin.

Ihr Profil:

  • Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung und Projektarbeit
  • Erfahrungen im Pharmaumfeld und/oder einem stark Compliance regulierten Arbeitsumfeld
  • Erfahrungen im Bereich ärztliche Fortbildung und/oder Fortbildung für medizinisches Fachpersonal wünschenswert
  • Hervorragende Kenntnisse im Bereich der MS-Office-Welt (besonders Outlook, Excel, Shareroom / MS-Teams, Powerpoint, etc.) und webbasierten Anmeldemasken/Portalen
  • Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
  • Hohes Maß an organisatorischem Geschick und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten
  • Freude an der Arbeit im Team
  • Prozessgetreues Arbeiten mit hohem Maß an Transparenz im Team
  • Fähigkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen im Team
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, und souveränes Auftreten im Kontakt mit Externen und Internen Ansprechpartnern

Diese Position kann, nach Absprache mit dem Vorgesetzten, zum Teil aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Die Einarbeitung findet vor Ort statt. Bei Arbeiten vor Ort werden weder vom Mandanten noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen.

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