Assistant | M/W/D - Referenz #1223
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Mainz suchen wir ab sofort, zunächst befristet für 6 Monate und im Rahmen der ANÜ
Teamassistenz
Ihre Aufgaben:
- Durchführung/ Bearbeitung von Prozessen z.T. nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle, die wesentlich durch die Verwendung einer Fremdsprache (Englisch) geprägt sein kann:
– Terminmanagement für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
– Meetingmanagement – Meetings (nicht kfm. Inhalte) verstehen und Protokolle schreiben, nachhalten der Actions etc.
– Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings und disziplinarische und/oder fachliche Führung/Anleitung von Kollegen/-innen
– Travelmanagement – Buchen und Abrechnen von Dienstreisen - Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen) und dessen Controlling
- Standardisiertes Beschaffungsmanagement: Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen und z.T. Untersützung bei Vertragsverhandlungen
Ihr Profil:
- Erfahrung im Assistenzbereich
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung, Organisationstalent mit hoher Flexibilität, gute Englischkenntnisse (C1)
- Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen
- Agilität, Fähigkeit zur Priorisierung der vielfältigen Tätigkeiten und zu betreuenden Kollegen
Unsere Leistungen / Rahmenbedingungen:
- Gehalt: ab 3746€ brutto/Monat, je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- Urlaub: bis zu 30 Tage
- Arbeitszeit: 37,5 h/Woche
- Sonderzahlungen
- Kostenübernahme bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
- flexible Arbeitszeiten
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an.
Assistenz Backoffice TZ 50% | M/W/D – Ref: 2608
Unser Mandant entwickelt innovative IoT- und Softwarelösungen für die Digitalisierung und Vernetzung moderner Intralogistiksysteme. Für den Standort im schönen Allgäu suchen wir im Rahmen einer Vermittlung zum nächstmöglichen Zeitpunkt engagierte Verstärkung
Teamassistenz
Ihre Aufgaben:
HR-Administration & Mitarbeiterbetreuung
- Unterstützung im gesamten Bewerbermanagement inklusive Koordination von Vorstellungsgesprächen
- Pflege und Aktualisierung von Personaldaten im HR-System
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Organisation und Begleitung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
Finance & kaufmännische Administration
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
- Unterstützung bei Buchungs- und Controlling-Prozessen
- Pflege und Abstimmung relevanter administrativer Daten
Organisation & interne Zusammenarbeit
- Organisation des Büro- und Standortmanagements
- Bearbeitung interner Korrespondenz und Kommunikation mit verschiedenen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Projekten sowie bei organisatorischen Sonderaufgaben
- Planung und Begleitung von Team-Events, Workshops und kleineren Entwicklungsformaten
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in den Bereichen HR, Finance, Administration oder Office Management, idealerweise in einem Industrie- oder Technologieunternehmen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Kenntnisse in SAP, ERP-Systemen oder HR-Systemen von Vorteil
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Workshops oder Teambuilding-Maßnahmen wünschenswert
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen personenbezogenen Daten
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
Unsere Leistungen / Rahmenbedingungen:
- Gehalt: 2600€ / Monat bei 20h/Woche
- Urlaub: bis zu 30 Tage
- Arbeitszeit: 20h / Woche
- Flexible Arbeitszeitgestaltung mit bis zu 20 Stunden/Woche nach individueller Vereinbarung
- Möglichkeit zu hybrider Arbeit nach Absprache
- Flexible Arbeitszeitgestaltung mit bis zu 20 Stunden/Woche nach individueller Vereinbarung
- Möglichkeit zu hybrider Arbeit nach Absprache
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Technologieunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
- Kollegiales Arbeitsumfeld und strukturierte Einarbeitung
- Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
- Regelmäßige Trainingsangebote mit Fitness Coach
- Möglichkeit zum Leasing eines Dienstrads
- Attraktive Corporate Benefits
Interessiert?
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Sachbearbeitung Back Office | M/W/D – Referenz: #1183
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Mainz suchen wir ab sofort, zunächst befristet für 12 Monate und im Rahmen der ANÜ
Teamassistenz
Ihre Aufgaben:
- Datenerfassung zu Veranstaltungen, Projekten und Vertragsanforderungen im CRM für unterschiedliche Stakeholder
- Sicherstellung des fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses unter Einhaltung aller geltenden internen und externen Vorgaben inkl. Compliance Aspekten
- Strukturierte Kommunikation über verschiedene Kanäle mit den Initiator*innen sowie crossfunktionalen Ansprechpartner*innen rund um den betreuten Prozess und die benötigen systemischen Lösungen
- Beratung unterschiedlicher interner Kundengruppen via Telefon, Video Call, E-Mail und Chat
- Strukturierte Übernahme prozessnaher administrativer Aufgaben um einen einheitlichen, fristgerechten Service auf höchstes Niveau zu bieten und alle Compliance relevanten Themen strukturiert zu bearbeiten
- Rechnungsbearbeitung von Außendienstaktivitäten (z.B. Veranstaltungen, Arbeitsessen, etc) inklusive interner Kommunikation und auditsicherer Dokumentation
- Stetige Mitarbeit an Pilotierung neuer Service Bereiche und Ausbau des Supports
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder pharmazeutische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich online / telefonischem Kundenservice und in der Datenpflege
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Accounting und im Umgang mit Veranstaltungs- / Bewirtungsabrechnungen
- Expertise im Umgang mit M365 Anwendungen und CRM Systemen
- Erfahrungen im Pharmaumfeld, Gesundheitswesen und/oder einem stark Compliance regulierten Arbeitsumfeld
- Hohe Eigenverantwortung und Eigeninitiative und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an organisatorischem Geschick, Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit bei Dokumentation von Arbeitsschritten
- Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten
- Freude an der Arbeit im Team und an der Einzelarbeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, und sicheres Auftreten im Kontakt mit Internen Ansprechpartnern
- nachgewiesene Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Unsere Leistungen / Rahmenbedingungen:
- Gehalt: ab 3800€/Monat brutto, je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- Urlaub: bis zu 30 Tage
- Arbeitszeit: 37,5 h/Woche
- Sonderzahlungen
- Kostenübernahme bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
- flexible Arbeitszeiten
Interessiert?
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