Assistant | M/W/D - Referenz 558

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit (50%-70%) zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung des Teams in allen anstehenden Projekten
  • Durchführung von Reisebuchungen und Abrechnungen für das Team
  • Urlaubsvertretung und Zuarbeit für Assistant to Head
  • Organisation und Planung von Meetings
  • Inside-page pflegen und updaten

Ihr Profil:

  • Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Management Assistant, Paralegal oder vergleichbar mit umfassender Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im internationalen Umfeld
  • Umfassende Kenntnisse der relevanten IT-Systeme (MS Teams, Outlook, etc.)
  • Proaktiver Arbeitsstil, strukturiert, problemlösungsorientiert, loyal, flexibel, zuverlässig
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, teamorientierte Denkweise mit starken organisatorischen Fähigkeiten und angemessenem Kommunikationsstil
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse schriftlich wie mündlich

Interessiert?

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HR Assistentin Recruiting | M/W/D - Referenz 552

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Sie übernehmen übergeordnete Verantwortlichkeit für die erfolgreiche administrative Unterstützung und Bearbeitung aller Rekrutierungen im Verantwortungsbereich in Englisch als auch in Deutsch
  • Sie sind für die Terminierung aller Telefon- und persönlichen Vorortinterviews für HR und Fachbereiche inkl. der Koordination von Anreisemodalitäten und der Abwicklung der entsprechenden Kostenerstattung für die Kandidaten verantwortlich sowie administrative Unterstützung bei Assessment Centern (ACs) und auch Vorbereitung der Agenda in enger Abstimmung mit dem Recruiter, Hiring Manager und der externen Agentur
  • Sie erstellen und verwalten Standard-Korrespondenzen sowie die korrekte Abbildung des jeweiligen Kandidaten/Requisition-Status im System
  • Eigenständige Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen (Headhunter) inkl. systemischer Vertragsspeicherung, Initiieren und Überwachen des Signatur-Workflows, Erstellen des Warenkorbs, Überprüfen eingehender Rechnungen.
  • Sie beteiligen sich an anderen übergreifenden Themen wie funktionsübergreifenden Projekten und Übernahme von Sonder- und/oder Zentralaufgaben im jeweiligen Verantwortungsbereich

Ihr Profil:

  • Sie haben Ihre kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und haben einschlägige Berufserfahrung / Vorerfahrung oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium Personalmanagement / BWL mit erster relevanter Berufserfahrung
  • Grundlegende personalwirtschaftliche Kenntnisse, Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, erste personalspezifische Kenntnisse auf dem Gebiet von HR-Prozessen
  • Eigenständige Priorisierung von Arbeitsaufträgen orientiert an regulatorischen und organisatorischen Erfordernissen sowie an dem Ziel einer optimalen Kundenzufriedenheit sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit.
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Form.

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Team Assistant | M/W/D - Referenz 507

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Planung von Workshops, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen sowie Bearbeitung von Rechnungen
  • Funktion als Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Themen in der Rolle als Abteilungsassistenz wie z.B. das Onboarding von neuen Mitarbeitenden
  • Planung und Buchung von Dienstreisen sowie die dazugehörige Reiseabrechnung
  • Verwaltung von Schulungen im betriebseigenen Schulungssystem (LOS) z.B. Zuweisung relevanter Curricula, Erstellung von Trainingsterminen
  • Bearbeitung des Intranet Auftrittes der Abteilung
  • Verwaltung des Zeitmanagements in der Rolle als SAP-Zeitbeauftragte*r

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Erfahrung als Teamassistenz
  • Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse in MS Teams, Outlook, Concur (Reiseportal), Word, PowerPoint, Excel, SAP und SharePoint.
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise

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HR Associate Reporting | M/W/D - Referenz 469

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung ausgewählter Reporting Prozesse.
  • Bereitstellung standardisierter, transparenter, effizienter und richtlinienkonformer Reportings.
  • Erstellen und Ausführen von Reports innerhalb des Reportkatalogs (SuccessFactors, Analysis for Office, Business Warehouse, SAP Analytics Cloud)
  • Erstellung von Monats- / Quartalsberichten sowie Jahresendauswertungen
  • Erstellen und Auswertung von HR Zahlen für Arbeitgeberverbände

Ihr Profil:

  • hohe Affinität im Umgang mit Daten & Zahlen
  • Beherrschung der gängigen Systemlandschaft (Success Factors, SAP, MyServices)
  • fundierte Excel-Kenntnisse
  • Analytische Fähigkeiten

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Sachbearbeiter Order Administration | W/D/M

Im Auftrag unseres Mandanten, einem international erfolgreichen Systemlieferanten für Luftfahrtkomponenten mit Sitz in Frankfurt/Main suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Erstellung von Angeboten nach vorhandenen Preislisten ggf. Abstimmung mit den Fachabteilungen
  • Bearbeitung verschiedener Aufträge und Kundenanfragen
  • Unterstützung des Vertriebs bei Verkaufsverhandlungen
  • Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung / -erstellung
  • Auftragsabwicklung
  • Sicherstellung und Überwachung der termingerechten Kundenlieferung gemeinsam mit den Fachabteilungen
  • Kundenbetreuung sowie Pflege der Kundenkontakte
  • Erstellung von Auswertungen und Analysen

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Wirtschaftswissenschaften)
  • mehrjährige Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung
  • Erfahrung im Kontakt mit Kunden
  • MS-Office und SAP SD
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • gute Kommunikationsfähigkeiten
  • selbständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent

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Mitarbeiter Kundenauftragsabwicklung Serie | M/W/D

Im Auftrag unseres Mandanten, einem international erfolgreichen Systemlieferanten für Luftfahrtkomponenten mit Sitz in Nürnberg suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Auftragsabwicklung von Standardseriengeräten
  • standardisierte Angebotserstellung nach Vorgaben inkl. sachlicher Prüfung, d. h. hinsichtlich der Verfügbarkeit, der Lieferzeit, des Preises, der Liefer- und Zahlungskonditionen sowie der Qualitätsanforderungen in Abstimmung mit Fachbereichen und Verantwortlichen
  • Auftragsprüfung gemäß Checkliste bzw. Serviceanweisung
  • Prüfung von Liefer- und Zahlungsbedingungen, Prüfung der Materialverfügbarkeit
  • Abklärung der Liefertermine mit Fachbereichen und Verantwortlichen
  • Abstimmung von Termin- oder Mengenänderungen mit dem Kunden
  • Auftragsbestätigung an den Kunden nach Abstimmung mit Fachbereichen und ggf. Freigabe durch Verantwortlichen
  • Terminüberwachung
  • Auftragsnachbearbeitung wie Bearbeitung von Reklamationen und Retouren
  • Kommunikation mit dem Kunden ggf. auch über kundenspezifische Internetplattform

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Industriekaufmann/frau oder andere kaufmännische Ausbildung mit vertiefter qualifizierter Weiterbildung
  • Berufserfahrung im Kundenservice/ Customer Service
  • MS-Office und SAP vertiefte Anwendungskenntnis
  • Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse
  • selbstständige, systematische, analytische und strukturierte Arbeitsweise
  • hohe Lernbereitschaft, Neugier, Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationskompetenz

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Team Assistant | M/W/D - Referenz 231354

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

Unterstützung und Koordinierung des Teams in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem Bezug, dazu gehören:

    • Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen Matrixumgebung
    • Planung, Organisation und Überwachung der administrativen und organisatorischen Aspekte des Teams
    • Effizientes Management der funktionsübergreifenden und globalen Kommunikation, hauptsächlich in englischer Sprache
    • Beaufsichtigung und selbstständige Anwendung interner und rechtlicher Compliance-Prozesse

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer relevanten Position der Pharmaindustrie von Vorteil
  • Kenntnisse der Compliance-Richtlinien sowie der rechtlichen Anforderungen für die grenzüberschreitende Einbindung von HCPs und internationalem Eventmanagement
  • Englisch und Deutsch auf C1-Niveau

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Sachbearbeiter Lieferantenmanagement | W/M/D

Im Auftrag unseres Mandanten, einem internationalen Luftfahrtzulieferer für Avionik und Kabinenintegration mit Sitz in Dresden suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung im Lieferantenmanagement
  • Auswertung und Pflege von Datenbanken
  • Erstellung von Reportings
  • Kommunikation mit Lieferanten
  • Reklamationsbearbeitung

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Erste Berufserfahrung im Einkauf
  • Sehr gute Anwender Kenntnisse in MS-Office (Powerpoint, Word)
  • Deutschkenntnisse verhandlungssicher sowie wie gut Englischkenntnisse
  • Teamfähig
  • Lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Technisches Verständnis

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Mitarbeiter Administration Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) | M/W/D - Referenz 2214185

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

  • Beantragung von Fördermitteln bei Sozialversicherungsträgern (Korrespondenz und Nachverfolgung)
  • Administrative Unterstützung in BEM-Verfahren (Bearbeitung von Anträgen und Abrechnung)
  • Datenpflege, Vollständigkeitsprüfungen, Schriftverkehr, Dokumentation
  • Unterstützung der Bewerbenden im BEMplus-Verfahren (Abstimmung, Einladungsmanagement und Pflege)
  • Assistenztätigkeiten u.a. anfallende administrative und organisatorische Aufgaben
  • Projektassistenz Inklusionsstellen / Inklusionsabteilung

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • Sicherer Umgang in allen MS Office Programmen (MS 365)
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohe Eigenverantwortung und Eigeninitiative sowie eine ausgeprägte soziale Kompetenz mit sehr guter Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Loyalität, Verschwiegenheit und Ihrer Position gemäßes persönliches Auftreten setzen wir als Selbstverständlichkeit voraus

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Administrative*r Koordinator*in Teilzeit 50% | W/M/D - Referenz 2212226

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Sachbearbeitung

Ihre Aufgaben:

Unterstützung und Abwicklung von administrativen Tätigkeiten zur Entlastung einer lokalen Organisationseinheit (Mitarbeiter*innen und Führungskraft) und deren Ansprechpartner*innen. Im Schwerpunkt handelt es sich um standardisierte und festgelegte Prozesse.

  • Unterstützung beim Inboxmanagement elektronischer und  nicht-elektronischer Postfächer nach Vorgabe mit Fokus auf allgemeine Themen wie z.B. Übersichtlichkeit, Ablage, Sortierung
  • Durchführung und Bearbeitung von Standardprozessen nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle:
    – Terminmanagement nach Vorgabe inkl. richtiger Priorisierung bei Kommissionen und Sicherstellung der adäquaten Umsetzung
    – Meetingmanagement (Raum, Catering, Teilnehmer*innen, Agenda vorbereiten und Protokollieren mit inhaltlicher Vorgabe)
    – Travelmanagement d.h. buchen und abrechnen von Dienstreisen
    – Standardisiertes Beschaffungsmanagement wie z.B. Bestellung von Material und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
    – Unterstützung durch administrative Tätigkeiten wie z.B. Dokumentenmanagement, Personalmanagement, Koordinierung des Vertragsmanagement
    – Unterstützung bei der Kommunikation von wiederkehrenden Sachverhalten
  • Erster Ansprechpartner für das Office-Paket, o.g. Prozesse und Handhabungen aus dem täglichen Arbeitsumfeld
  • Übernahme von administrativen Sonderrollen z.B. Zeitbeauftragte

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
  • Sehr gute PC-Kenntnisse in gängigen MS Office-Anwendungen
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohes Maß an Diskretion, Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit
  • Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Freundliches, selbstsicheres und bestimmtes Auftreten
  • Eigeninitiative, flexibles und aktives Handeln

Interessiert?

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