Assistant / Digital Admin in Teilzeit | M/W/D - Referenz 000429
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Sie sind ein hochqualifizierter und motivierter Digital Champion. Es macht Ihnen Spaß, Intranet-Inhalte, MS Teams-Räume und -Kanäle zu gestalten, Viva Engage zu nutzen und nach neuen Tools Ausschau zu halten, die dem Team einen Mehrwert bieten. Sie schulen andere und testen ständig neue Möglichkeiten.
- Sie fungieren als Multiplikator innerhalb unseres Bereiches und übernehmen komplexe und vertrauliche Assistenz-, Projekt und Sachbearbeitungsaufgaben, die Sie eigenständig und koordinierend ausführen.
- Hierbei unterstützen Sie die Gruppenleitung, sowie die Teamleitungen und Mitarbeitende mit allen anfallenden Assistenz- und Organisationsaufgaben innerhalb der Abteilung. Dies beinhaltet auch Sachbearbeitungsthemen (z.B. Unterstützung bei der Personalplanung sowie Projektmonitoring).
- Sie übernehmen die Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen und Veranstaltungen (sowohl national als auch international)
- Sie sind zuständig für die Organisation verschiedenster Termine und kümmern sich um die Erstellung der Agenda, die Erstellung und Verteilung der Protokolle sowie die Archivierung von Dokumenten.
- Sie unterstützen den Bereich des administrativen Personalmanagements. Hierzu gehört das On- und Offboarding von Mitarbeitenden und Beantragung von Zugängen.
- Sie erstellen eigenständig Text- und Präsentationsentwürfe, Kommunikationen und Videos / Vertonungen.
- Darüber hinaus verwalten Sie die Auftragsabwicklung in unserem internen Bestellsystem, sowie die Leistungsüberprüfung und Freigabe von Rechnungen und unterstützen bei der Budgetüberwachung.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, idealerweise mit Zusatzqualifikation (z. B. Management Assistenz) mit mehrjähriger Berufserfahrung oder vergleichbare Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Microsoft Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote) und Sharepoint
- Gute SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Sehr ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick sowie eine teamorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !
Projektassistenz | M/W/D - Referenz 000390
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen sowie Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
- Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien etc.)
- Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting-Protokollen
- Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie z.B. Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
- Nachhalten kritischer Informationsflüsse und Rückmeldung für schnellen Projektfortschritt
- Durchführung von Bestellanforderungen und IT Bestellungen in internen Systemen sowie Verwaltung und Ablage von Projektdokumenten
- Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
- Organisation von Veranstaltungen
- Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
- Organisation der Gebäudezutritte für Projektbeteiligte sowie Anmeldung von Handwerkern für Samstags- und Nachtarbeiten
- Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
- Ausstellen von Fotografiererlaubnis
- Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
- Reisebereitschaft zu anderen Standorten
- Projekterfahrung
Interessiert?
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Team Assistant | M/W/D - Referenz 231354
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
Unterstützung und Koordinierung des Teams in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem Bezug, dazu gehören:
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- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen Matrixumgebung
- Planung, Organisation und Überwachung der administrativen und organisatorischen Aspekte des Teams
- Effizientes Management der funktionsübergreifenden und globalen Kommunikation, hauptsächlich in englischer Sprache
- Beaufsichtigung und selbstständige Anwendung interner und rechtlicher Compliance-Prozesse
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer relevanten Position der Pharmaindustrie von Vorteil
- Kenntnisse der Compliance-Richtlinien sowie der rechtlichen Anforderungen für die grenzüberschreitende Einbindung von HCPs und internationalem Eventmanagement
- Englisch und Deutsch auf C1-Niveau
Interessiert?
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