Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 603
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Inbox management of electronic and non-electronic mailboxes with focus on prioritization and possible actions for own executives and partly independent answering of requests according to instructions.
- Deadline management for the executive with own decision-making authority.
- Meeting management – understanding meetings (not commercial content) and writing minutes, following up on actions, etc.
- Travel management – booking and accounting of business trips.
- Collaboration in the planning and monitoring of various budgets (e.g. personnel, travel) and their controlling.
- Standardized procurement management – ordering of materials, services and equipment/work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations.
- Ensuring the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g. preparation and dispatch of circulars/announcements)
Ihr Profil:
- Extensive general office management and project management knowledge.
- Experience and confident handling of MS Office applications.
- Experience handling of several systems (e.g. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA preferred.
- English fluency required.
Wir bitte Sie uns ihre Unterlagen in englischer Sprache zuzusenden.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
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Empfangsmitarbeiter | M/W/D - Ref# 2024/3333
Im Auftrag unseres Mandanten, einem internationalen Luftfahrtzulieferer für Avionik und Kabinenintegration mit Sitz in Hamburg-Finkenwerder suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Betreuung des Empfangs und der Besucher/Telefonzentrale
- Überwachen von Postdurchlauf und Terminen
- Ausführen von Verwaltungs- und Assistenzaufgaben
- umfassendes Reisemanagement durch Konzernrichtlinie vorgegeben
- interne Schulungsorganisation
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Office Kenntnisse
- gute Deutschkenntnisse, fortgeschrittene Englischkenntnisse
- Erfahrung in der Betreuung des Empfangs und der Besucher/Telefonzentrale wünschenswert
- ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis sowie Teamfähigkeit
- Sensibilität und situatives Gespür
- ausgeprägtes Organisationstalent
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 599
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Buchen von Reisen für das gesamte Team
- Reisekostenabrechnung
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
- Koordination von internen Meetings
- Unterstützung des Teams bei der Datenpflege und Administration verschiedener Trainingsanwendungen und Tools
Ihr Profil:
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
- Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 592
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 70% zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Buchen von Reisen für das gesamte Team
- Reisekostenabrechnung
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
- Koordination von internen Meetings
- Allgemeine Unterstützung des Teams in unterschiedlichen Themen
Ihr Profil:
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
- Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
Interessiert?
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Entgeltsachbearbeiter | M/W/D - Referenz 590
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- In Ihrer Rolle sind Sie für die administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung von standardisierten Abrechnungsprozessen und Zentralaufgaben innerhalb von Payroll und Time Management zuständig
- Mit Ihrem selbstständigen Arbeitsstil bearbeiten und priorisieren Sie Ihre Arbeitsaufträge und setzen die Prozesse in unserer komplexen Systemlandschaft bestehend aus globalen und lokalen Payroll & Time-Management- Systemen um (z.B. HR SAP System, SuccessFactors, OpenText)
- Durchführung von Qualitätsprüfungen während des monatlichen Abrechnungszyklus sowie Qualitätsprüfungänderungen
- Eigenverantwortliches Dokumentieren, Aktualisieren von Themen und Sachverhalten im Wissensmanagementsystem der Gruppe Payroll & Time Management
- Proaktive Umsetzung von neuen Methoden und Prozessen und fortlaufende Optimierung von Prozessabläufen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung
- Allgemeine Berufserfahrung ggf. erste Berufserfahrung im Payroll-Umfeld sowie Kenntnisse im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht wären wünschenswert
- Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und sichere Nutzung im Umgang mit SAP, Success Factors, Service Now und MS Office
- Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Prozesse zu erfassen
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit
- Gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch (mindestens B1)
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Assistant | M/W/D - Referenz 591
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Internal and external correspondence, including daily coordination with OPUs worldwide and external agencies, mainly in English language.
- General administration and secretarial duties incl. efficient daily management of assigned teamleader/managers, guest registration, meeting support, drawing up of reports and presentations, work with MS office and other softwares (e.g., Cora, IDEA, Veeva Vault, SAP etc.)
- Back- up for other assistants within the team, knowing and applying internal compliance guidelines (e.g., travel management, Contracting and HCP engagement etc.)
- Effective communication across functions is essential as well as self-sufficiently finding solutions and adequate approaches. Operating with minimal tactical guidance and surveillance by superior is expected and significantly contributing to success of activities of the respective teams.
Ihr Profil:
- Either an apprenticeship as administrative assistant, management assistant or similar, or equivalent professional experience
- English and German C1 level or equivalent
- Excellent self-management and organizational skills
- Highly motivated team player with problem-solving attitude
- Working under pressure and international exposure
- Flexibility to adjust quickly and effectively to frequent change and altered priorities
- Intercultural competencies, strong interpersonal and communicating skills (oral and written)
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Mitarbeiter Zeitmanagement | M/W/D - Referenz 588
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Erfassung, Änderung, sowie Überwachung von krankheitsbedingten Abwesenheiten
- Verarbeitung der über das elektronische Austauschverfahren von den Krankenkassen übermittelte AU-Meldungen
- Bearbeitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen für privat Versicherte
- Second-Level-Support zur Administration von Krankheit, Reha und Wiedereingliederung
- Enge Zusammenarbeit mit dem Kompetenzcenter Time Management und Ansprechpartner vor Ort für die Payroll
Ihr Profil:
- Fähigkeit komplexe Sachverhalte dem Kunden/Mitarbeiter zu vermitteln
- Empathie und Durchsetzungsvermögen, schnelle Auffassungsgabe, ausgeprägte Serviceorientierung, geistige Flexibilität
- Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
- Ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie Verpflichtung zur Vertraulichkeit
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Engineering Planning Manager | M/W/D - Ref# STS / JR-13491
Unser Mandant ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Optoelektronik und Teil einer international sehr erfolgreichen Unternehmensgruppe in der Wehrtechnik. Für den Standort in Oberkochen suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt
Organisation
Ihre Aufgaben:
Das Team verantwortet die Ausrichtung der Prozesse und Methodiken für die Zusammenarbeit innerhalb der Entwicklungsabteilungen in der Division Optronics, aber auch zu deren Stakeholdern. Dies beinhaltet unter anderem die Workload- und Ressourcenplanung, die kontinuierliche Weiterentwicklung des Produktentwicklungsprozesses, die R&D-Kostenübersicht sowie die PLM/CAD-Tool Betreuung und das Reporting. Zudem ist die Abteilung Focal Point für das Risikomanagement und die Nachhaltigkeitsaktivitäten (ESG) des Entwicklungsbereiches in die Gruppe.
- Eigenständige Aufbereitung und Bereitstellung aussagekräftiger Entscheidungshilfen aus Planungsdaten im ERP System (SAP) und in dezentralen Datenbanken
- Auswertung, Prüfung und Weiterentwicklung von Methodiken zur Verfügung-Stellung von abteilungs- und projektbezogener Daten (Kapazität, Workload)
- Abstimmung von Anforderungen und Klärung von Fragen mit den Verantwortlichen aus Engineering, Finance, den Business Units sowie Operations
- Weiterentwicklung und Verbesserung von Informationsplattformen und Schnittstellen
- Controlling von R&D Entwicklungsprojekten (Kosten, Zeit, Personal)
- Koordinierung und Interpretation der R&D Budgetplanung für eigenfinanzierte Entwicklungsprojekte und deren Abhängigkeit in der Supply Chain
- Reporting und Weiterentwicklung von KPI´s sowie Verifizierung von Projektreports
- Controlling des Risk-Managementprozesses und Verifikation/Abstimmung der Inhalte
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaft, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung hinsichtlich der Methodenentwicklung und -implementierung bzgl.
Multiprojektanforderungen - (Workload/Kapa) im Engineering in einer Matrixorganisation.
- MS-Office, Excel und SAP
- Hohe Affinität für IT Anwendungen und deren Nutzung / Schnittstelle SAP
- Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Generierung, Auswertung sowie Interpretation von
Projektdaten/-kennzahlen - Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Qualitäts- und kostenbewusstes Handeln
- gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Teamfähigkeit
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
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Assistant | M/W/D - Referenz 578
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
General secretarial duties and administrative tasks as well as project support. Tasks include:
-
- Planning, organizing, and coordinating all national and international meetings (Telephone- and Videoconferences) and travels (organization and settlement)
- Help organize the Team through scheduling, agenda setting, timekeeping, minutes taking and managing the ToDo list as well as tracking and archiving for the recurring Team Meetings
- Take over external information management and support business processes within the organizational unit as well as the internal and external correspondence in German and English
- Monitor and handle expenses, Purchasing Orders and invoices including budget tracking and management
- Independent onboarding of new employees, vendors and freelancers incl. contracts, approvals from internal consulting, and other authorities, as well as independent screening and selection of applicants (temp workers)
- Manage and handle bigger and smaller events (off- and online, including agency support as required)
Ihr Profil:
- You have successfully completed commercial vocational training (e.g., office management assistant and/or management assistant)
- You have several years of professional experience in a comparable function and have gained expertise and perfect knowledge on supporting secretarial and administrative tasks
- Excellent computer skills in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP, Concur
- Team-oriented, showing own initiative and a proactively structured working style
- Very good English and German knowledge both spoken and written
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Projektassistenz | M/W/D - Referenz 572
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Organisation
Ihre Aufgaben:
- Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
- Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
- Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
- Teilnahme an Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
- Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten
- Durchführung von Bestellanforderungen
- Verwaltung und Ablage der Projektdokumente
- Onboarding externer Projektpartner*innen
- Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
- Organisation von Veranstaltungen
- Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
- Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
- Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
- Reisebereitschaft an den Standort Ingelheim
- Projekterfahrung
- Teilzeit möglich ab 80%
Interessiert?
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