Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 603

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Inbox management of electronic and non-electronic mailboxes with focus on prioritization and possible actions for own executives and partly independent answering of requests according to instructions.
  • Deadline management for the executive with own decision-making authority.
  • Meeting management – understanding meetings (not commercial content) and writing minutes, following up on actions, etc.
  • Travel management – booking and accounting of business trips.
  • Collaboration in the planning and monitoring of various budgets (e.g. personnel, travel) and their controlling.
  • Standardized procurement management – ordering of materials, services and equipment/work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations.
  • Ensuring the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g. preparation and dispatch of circulars/announcements)

Ihr Profil:

  • Extensive general office management and project management knowledge.
  • Experience and confident handling of MS Office applications.
  • Experience handling of several systems (e.g. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA preferred.
  • English fluency required.

 

Wir bitte Sie uns ihre Unterlagen in englischer Sprache zuzusenden.

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Empfangsmitarbeiter | M/W/D - Ref# 2024/3333

Im Auftrag unseres Mandanten, einem internationalen Luftfahrtzulieferer für Avionik und Kabinenintegration mit Sitz in Hamburg-Finkenwerder suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Betreuung des Empfangs und der Besucher/Telefonzentrale
  • Überwachen von Postdurchlauf und Terminen
  • Ausführen von Verwaltungs- und Assistenzaufgaben
  • umfassendes Reisemanagement durch Konzernrichtlinie vorgegeben
  • interne Schulungsorganisation

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Office Kenntnisse
  • gute Deutschkenntnisse, fortgeschrittene Englischkenntnisse
  • Erfahrung in der Betreuung des Empfangs und der Besucher/Telefonzentrale wünschenswert
  • ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis sowie Teamfähigkeit
  • Sensibilität und situatives Gespür
  • ausgeprägtes Organisationstalent

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.


Assistant | M/W/D - Referenz 599

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Buchen von Reisen für das gesamte Team
  • Reisekostenabrechnung
  • Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
  • Koordination von internen Meetings
  • Unterstützung des Teams bei der Datenpflege und Administration verschiedener Trainingsanwendungen und Tools

Ihr Profil:

  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
  • Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Assistant | M/W/D - Referenz 592

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 70% zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Buchen von Reisen für das gesamte Team
  • Reisekostenabrechnung
  • Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
  • Koordination von internen Meetings
  • Allgemeine Unterstützung des Teams in unterschiedlichen Themen

Ihr Profil:

  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
  • Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Entgeltsachbearbeiter | M/W/D - Referenz 590

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • In Ihrer Rolle sind Sie für die administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung von standardisierten Abrechnungsprozessen und Zentralaufgaben innerhalb von Payroll und Time Management zuständig
  • Mit Ihrem selbstständigen Arbeitsstil bearbeiten und priorisieren Sie Ihre Arbeitsaufträge und setzen die Prozesse in unserer komplexen Systemlandschaft bestehend aus globalen und lokalen Payroll & Time-Management- Systemen um (z.B. HR SAP System, SuccessFactors, OpenText)
  • Durchführung von Qualitätsprüfungen während des monatlichen Abrechnungszyklus sowie Qualitätsprüfungänderungen
  • Eigenverantwortliches Dokumentieren, Aktualisieren von Themen und Sachverhalten im Wissensmanagementsystem der Gruppe Payroll & Time Management
  • Proaktive Umsetzung von neuen Methoden und Prozessen und fortlaufende Optimierung von Prozessabläufen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Allgemeine Berufserfahrung ggf. erste Berufserfahrung im Payroll-Umfeld sowie Kenntnisse im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht wären wünschenswert
  • Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und sichere Nutzung im Umgang mit SAP, Success Factors, Service Now und MS Office
  • Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Prozesse zu erfassen
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit
  • Gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch (mindestens B1)

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Assistant | M/W/D - Referenz 578

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

General secretarial duties and administrative tasks as well as project support. Tasks include:

    • Planning, organizing, and coordinating all national and international meetings (Telephone- and Videoconferences) and travels (organization and settlement)
    • Help organize the Team through scheduling, agenda setting, timekeeping, minutes taking and managing the ToDo list as well as tracking and archiving for the recurring Team Meetings
    • Take over external information management and support business processes within the organizational unit as well as the internal and external correspondence in German and English
    • Monitor and handle expenses, Purchasing Orders and invoices including budget tracking and management
    • Independent onboarding of new employees, vendors and freelancers incl. contracts, approvals from internal consulting, and other authorities, as well as independent screening and selection of applicants (temp workers)
    • Manage and handle bigger and smaller events (off- and online, including agency support as required) 

Ihr Profil:

  • You have successfully completed commercial vocational training (e.g., office management assistant and/or management assistant)
  • You have several years of professional experience in a comparable function and have gained expertise and perfect knowledge on supporting secretarial and administrative tasks
  • Excellent computer skills in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP, Concur
  • Team-oriented, showing own initiative and a proactively structured working style
  • Very good English and German knowledge both spoken and written

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Technical Assistance | M/W/D - Referenz 577

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Sie sind zuständig für die Durchführung und Auswertung von flüssig chromatografischen Prüfungen von chemischen Rohstoffen, Zwischenstufen und Wirkstoffen
  • Sie optimieren flüssig chromatografische Analysenverfahren und wirken an der Validierung dieser Methoden entsprechend den internen Vorgaben mit
  • Sie dokumentieren Ihre Labortätigkeit entsprechend den Vorgaben sorgfältig und halten die GMP-Regularien sorgfältig ein.
  • Sie kommunizieren ihre Analysenergebnisse zeitnah an Kollegen und Projektlaborleiter und arbeiten an der Interpretation mit.
  • Sie führen nicht-projektbezogene Labortätigkeiten aus, z. B. die Betreuung von technisch anspruchsvollen Analysengeräten oder die Bestellung von Verbrauchsmaterialien.

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über abgeschlossene Chemielaboranten-Ausbildung
  • Sie bringen Erfahrung in der Durchführung von chromatografischen Prüfungen mit, vorzugsweise unter GMP-Bedingungen sowie Erfahrung in der Entwicklung und Validierung von chromatografischen Analysenverfahren sind wünschenswert
  • Kenntnisse in mind. einem Chromatografie-Datensystem (vorzugsweise Waters Empower) und Grundkenntnisse in organischer Chemie
  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, hohes Maß an Teamfähigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten sowie hohe Belastbarkeit in einem herausfordernden Umfeld
  • Sie sprechen fließend Deutsch und die Schreib- und Lesekenntnisse entsprechen einem wissenschaftlich geprägten Umfeld und Sie beherrschen Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft-Office-Applikationen
  • Gute Englischkenntnisse sind erforderlich (vorzugsweise Niveaustufe B1)

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Compliance Specialist | M/W/D - Referenz 560

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Aktive Mitarbeit bei dem Aufbau und Etablierung von Strukturen innerhalb eines neu geschaffenen Compliance Teams am Standort Ochsenhausen
  • Planung, Koordination und Nachverfolgung von Compliance Themen
  • Bearbeitung von Projekten zur Harmonisierung, Optimierung und Standardisierung von SOPs im Bereich Clinical Supply
  • Neuerstellen, Überarbeiten, struktureller Umbau, sowie funktionale Anpassungen von SOPs
  • Abgleich der SOP Landschaft im Bereich Clinical Supply mit anderen Bereichen innerhalb Development, sowie mit den globalen Vorgaben
  • Erstellen von einzelnen und übergeordneten Curricula / Lernpaketen für die Mitarbeiter der Clinical Supply
  • Aktives Aufgreifen von Inkonsistenzen in qualitätsrelevanten Vorfällen/ Abläufen/Prozessen.
  • Vorbereitung, Teilnahme an und Nachbereitung an abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Meetings im Zusammenhang mit Compliance Themen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes Studium (Master) Fachrichtung Biotechnologie, Chemie oder Pharmazie mit Berufserfahrung oder relevante Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung in der biopharmazeutischen Entwicklung,  Produktion und/oder technischen Bereichen
  • Tiefgreifendes technisches Verständnis von Produktionsbereichen und Prozessen
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
  • Persönlich zeichnet sich der Stelleninhaber durch eine ausgeprägte kommunikative Fähigkeit, Planungs- und Organisationsgeschick sowie durch eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise aus, die von hoher Eigeninitiative, proaktives Denken und Handeln, Systematik und Teamgeist geprägt ist.

Diese Position kann, in Absprache und nach Bedarf tageweise aus dem Home Office/remote abgedeckt werden. Die Einarbeitung findet vor Ort statt. Bei Arbeiten vor Ort werden weder vom Mandanten noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen.

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Projektassistenz in Teilzeit | M/W/D - Referenz 518

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 25% zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Projekterfahrung wünschenswert

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Projektassistenz | M/W/D - Referenz 000390

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Organisation

Ihre Aufgaben:

  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen sowie Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien etc.)
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting-Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie z.B. Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Nachhalten kritischer Informationsflüsse und Rückmeldung für schnellen Projektfortschritt
  • Durchführung von Bestellanforderungen und IT Bestellungen in internen Systemen sowie Verwaltung und Ablage von Projektdokumenten
  • Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
  • Organisation der Gebäudezutritte für Projektbeteiligte sowie Anmeldung von Handwerkern für Samstags- und Nachtarbeiten
  • Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
  • Ausstellen von Fotografiererlaubnis
  • Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Reisebereitschaft zu anderen Standorten
  • Projekterfahrung

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !