Mitarbeiter Sekretariatsbereich | M/W/D – Ref: STS/JR-2777
Unser Mandant ist Weltmarktführer im Bereich Sensortechnik für die Luft- und Raumfahrttechnik. Für den Standort in Ulm suchen wir ab sofort, zunächst im Rahmen der ANÜ
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
Der Bereich „Multi Domain Solutions SW Center“ ist verantwortlich für die Software-Engineering Aktivitäten für unsere Multi Domain Solutions.“
- Verwaltung der administrativen Vorgänge des Sekretariatsbereiches (Beschaffung Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungszimmer, Bestellung Mobiliar)
- Vereinbaren und Verfolgen von Terminen nach vorgegebenen Regeln
- Organisieren und Abrechnen von Reisen nach betrieblichen Richtlinien
- Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten
- Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
- Empfang und Bewirtung von Gästen
- Zusammenstellung von Unterlagen nach Absprachen
- Vertretung anderer Assistenzstellen bei Abwesenheit
- Durchführung einfacher Verbesserungsprojekte nach sehr klaren Vorgaben
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat
- Deutsch verhandlungssicher und Englisch versiert
- gute Kommunikationsfähigkeiten
- die Fähigkeit, sich in ein Team zu integrieren
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Assistenz der Bereichsleitung | M/W/D – Ref: STS/JR-2765
Unser Mandant ist Weltmarktführer im Bereich Sensortechnik für die Luft- und Raumfahrttechnik. Für den Standort in Ulm suchen wir ab sofort, zunächst im Rahmen der ANÜ
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
Für den Geschäftsbereich Cyberspace & Electronic Warfare innerhalb der Division Multi Domain Solutions suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) am Standort Ulm.
Der Geschäftsbereich umfasst derzeit sieben Programmbereiche an verschiedenen Standorten mit insgesamt rund 450 Mitarbeitenden und deckt das vollständige Lösungsportfolio für Cyberspace & Electronic Warfare innerhalb der HENSOLDT-Gruppe ab. Der Schwerpunkt dieser Position liegt auf der Unterstützung der Programmbereiche am Standort Ulm.
- Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche in Ulm
- Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungsräume)
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle
- Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
- Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs
- Unterstützung bei der Umsetzung einfacher Verbesserungsprojekte
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Positionen
- hohe Routine im Travelmanagement (Reisebuchungen, etc.)
- Bereitschaft zu Dienstreisen (5%)
- gute Kommunikationsfähigkeiten
- die Fähigkeit, sich in ein Team zu integrieren
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
Interessiert?
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Team Assistent | M/W/D – STS/JR-2356
Unser Mandant ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Optoelektronik und Teil einer international sehr erfolgreichen Unternehmensgruppe in der Wehrtechnik. Für den Standort in Oberkochen suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
- Reiseorganisation und -Abrechnung
- Planen und Überwachen von Terminen
- Erteilen von Auskünften, Telefondienst
- Betreuen von Besuchern
- Übernahme allgemeiner Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung in der Führung des Geschäftsbereiches
- Unterstützung in der Erstellung von Präsentationen
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Kenntnis in der Organisation von Projekten
- MS-Office und SAP mind. vertiefte Anwendungskenntnis
- Deutsch und Englisch verhandlungssicher
- Gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
- Selbständige Arbeitsweise, Koordination und Integrationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen
- Fähigkeit, sich in ein Team zu integrieren
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
- Die Bereitschaft zu Dienstreisen wird vorausgesetzt
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Assistenz | M/W/D - Referenz 1039
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst befristet für 6 Monate und im Rahmen der ANÜ
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
- Als Assistent*in unterstützen Sie innerhalb der Abteilung bei anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie das Termin- bzw. Meetingmanagement mit externen Gästen sowie für interne Veranstaltungen.
- Sie koordinieren das Buchen und Abrechnen von Dienstreisen, Kongressen und weiteren externen Events.
- Außerdem unterstützen Sie bei Bestellungen in Zusammenarbeit mit den Wissenschaftlern und Sourcing.
- Sie organisieren Versände und Abholungen von Materialien unter Berücksichtigung der geltenden Zollvorschriften.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement mit erster Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office-Paket
- Teamplayer mit hohem Maß an Eigeninitiative und einer proaktiven Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit, hohe Flexibilität und Diskretion
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick sowie sicheres und bestimmtes Auftreten.
Die Position wird hybrid angeboten und kann teilweise nach Bedarf und Absprache remote erfolgen. Die Einarbeitung erfolgt vor Ort, der Arbeitsort bleibt beim Entleiher. Biberach.
Bitte beachten Sie, dass Anreise-, Übernachtungs- oder Zeitkosten bei Vor-Ort-Einsätzen nicht übernommen werden.
Interessiert?
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Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !
Assistant | M/W/D - Referenz 1030
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt zunächst befristet für 12 Monate und im Rahmen der ANÜ
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
- In Ihrer Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation von Reisen, einschließlich deren Buchung und Abrechnung.
- Sie organisieren Veranstaltungen und Meetings. Sie holen Angebote ein, übernehmen den Vertragsabschluss und die Reiseorganisation. Zusätzlich dazu Erstellen Sie Agenden und Veranstaltungskonzepte.
- Sie pflegen die Kalender von Mitgliedern des Leadership Teams .
- Darüber hinaus führen Sie Protokolle von Leitungsbesprechungen und organisieren das Büromaterial.
- Sie sind zuständig für das On-/Offboarding von Personal, einschließlich der zeitgerechten Bereitstellung von Arbeitsumgebungen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau und/oder Weiterbildung als Europakaufmann/-frau oder Managementassistent*in
- Sehr gute MS Office Kenntnisse sowie in relevanten IT Systemen (Concur, SAP, LOS, SuccessFactors…)
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Flexibilität und hohe Bereitschaft zur Teamarbeit
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Zuverlässigkeit mit großem Interesse, sich auch in der Abteilung einzubringen
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Englischkenntnissen in Wort und Schrift
Die Position wird hybrid angeboten und kann teilweise nach Bedarf und Absprache remote erfolgen. Die Einarbeitung erfolgt vor Ort, der Arbeitsort bleibt beim Entleiher. Biberach.
Bitte beachten Sie, dass Anreise-, Übernachtungs- oder Zeitkosten bei Vor-Ort-Einsätzen nicht übernommen werden.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !
Back Office Kundenbetreuung | M/W/D – Referenz: 951
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir ab dem 01.08.2025, zunächst befristet für 12 Monate und im Rahmen der ANÜ
Kaufmännisch
Ihre Aufgaben:
Als Back Office Support für Regional Customer Meetings (m/w/d) unterstützen Sie unsere internen Kundengruppen und Stakeholder durch eine strukturierte und effiziente Bearbeitung von Daten und Prozessen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und höchste Servicequalität zu gewährleisten.
Aufgaben:
Datenerfassung und Prozessmanagement:
- Erfassung und Pflege von Veranstaltungs-, Projekt- und Vertragsdaten im CRM-System für verschiedene Stakeholder.
- Sicherstellung eines fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses unter Einhaltung aller internen und externen Vorgaben, einschließlich Compliance-Aspekten.
Kommunikation und Beratung:
- Strukturierte Kommunikation über verschiedene Kanäle (Telefon, Video Call, E-Mail, Chat) mit Initiatorinnen und crossfunktionalen Ansprechpartnerinnen.
- Beratung unterschiedlicher interner Kundengruppen zu Prozessen und systemischen Lösungen.
Administrative Aufgaben:
- Übernahme prozessnaher administrativer Aufgaben, um einen einheitlichen und fristgerechten Service auf höchstem Niveau zu bieten.
- Strukturierte Bearbeitung aller Compliance-relevanten Themen.
Pilotierung und Weiterentwicklung:
- Mitarbeit an der Pilotierung neuer Servicebereiche und am Ausbau des Supports.
Qualitätssicherung:
- Sicherstellung einer genauen Dokumentation von Arbeitsschritten und Prozessen.
Ihr Profil:
Fachliche Kompetenzen:
- Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder pharmazeutische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich online/telefonischem Kundenservice und in der Datenpflege.
- Expertise im Umgang mit M365-Anwendungen und CRM-Systemen.
- Erfahrungen im Pharmaumfeld, Gesundheitswesen und/oder einem stark Compliance-regulierten Arbeitsumfeld.
- Hohes Maß an Eigenverantwortung, Eigeninitiative und organisatorischem Geschick.
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Genauigkeit bei der Dokumentation von Arbeitsschritten.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten im Kontakt mit internen Ansprechpartnern.
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach Absprache und Bedarf teilweise aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Wichtige Präsenztermine vor Ort sind einzuhalten. Ein rein mobiles Arbeiten ist vom Entleiher nicht gewünscht. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.
Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort im Raum Mainz ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !