Controlled Document Specialist TZ 50% | M/W/D - Referenz 1123
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 50%, zunächst befristet bis 31.12.2026 und im Rahmen der ANÜ
Dokumentenmanagement
Ihre Aufgaben:
In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie die Koordination und Durchführung des lokalen und globalen Lifecycles von Dokumenten im eDMS Vault Quality
- Koordination und Prüfung des Revisionsverfahrens
- Initiierung und Koordinierung der zeitnahen, ordnungsgemäßen Verteilung von Informationen an relevante Bereiche und Schnittstellen
- o Initiierung des Dokumenten-Workflows bzw. Überwachung des Unterschriftenumlaufs in VQD
Sie übernehmen eine Beratungsfunktion für Autoren lokaler und globaler Dokumente bei Fragen zu Abläufen, Dokumentenerstellung, Templatenutzung, Codierung und Verteilung
Sicherstellung hoher Qualität, Termintreue und Flexibilität während der Bearbeitung anstehender Themen, Anforderungen und Projekten – intern und extern
Ihr Profil:
- Abgeschlossenes Bachelorstudium im naturwissenschaftlichen/pharmazeutischen Bereich oder im IT-Umfeld, alternativ in einem verwandten technischen Bereich mit relevanter Berufserfahrung
- Fundierte Kenntnisse eines elektronischen Data-Management-Systems, idealerweise Vault Quality
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
- Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Planungs- und Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise,
- Hohe Eigeninitiative, Systematik und Teamgeist sowie hohe Resilienz
- Fließend Deutschkenntnisse uns sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Die Position wird hybrid angeboten und kann teilweise nach Bedarf und Absprache remote erfolgen. Die Einarbeitung erfolgt vor Ort, der Arbeitsort bleibt beim Entleiher.
Bitte beachten Sie, dass Anreise-, Übernachtungs- oder Zeitkosten bei Vor-Ort-Einsätzen nicht übernommen werden.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !
Team Assistant | M/W/D - Referenz 1141
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zunächst befristet für 17 Monate, in Vollzeit und im Rahmen der ANÜ
Dokumentenmanagement
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Teams bei organisatorischen Aufgaben:
- Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Organisation und Koordination von Reiseplänen sowie Abrechnung von Reisekosten gemäß internen Richtlinien.
- Verwaltung und Administration von Systemen:
- Übernahme der Administratorrolle für MS Teams, SharePoint und andere relevante Systeme.
- Verwaltung des Vertragsmanagementprozesses, einschließlich der Nutzung des Vertragsmanagementsystems CorA und Durchführung von Compliance-Prüfungen.
- Budgetüberwachung:
- Überwachung und Nachverfolgung der Budgetausgaben des Teams.
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen zu finanziellen Ausgaben.
- Kommunikation und Korrespondenz:
- Verantwortlich für die interne und externe Korrespondenz, einschließlich der täglichen Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung im Umgang mit modernen Kommunikations- und Organisationstools (z. B. MS Teams, SAP, Concur)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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Informationen zum Gehalt finden Sie in unseren Stellenangeboten unter www.arbeitsagentur.de
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Documentation & Training Coordinator | M/W/D - Referenz 001121
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zunächst befristet für 24 Monate, in Vollzeit oder Teilzeit 80%, und im Rahmen der ANÜ
Dokumentenmanagement
Ihre Aufgaben:
- Sie übernehmen die Verwaltung von Dokumentenworkflows im elektronischen Dokumentenmanagementsystem (Vault Quality), einschließlich der Anlage und Überwachung aller Workflows.
- Sie unterstützen bei der Bearbeitung, dem formalen Review und der Archivierung von internen und externen GMP- und non-GMP-Dokumenten innerhalb der Abteilung Device Development und bieten 1st Level Support.
- Sie sind verantwortlich für die Anlage und Dokumentation von Trainings sowie die Pflege von Trainingsplänen im Trainingsmanagementsystem.
- Als Ansprechpartner für die Abteilung Device Development stehen Sie bei Fragen und Problemen rund um Dokumentenmanagement und Trainingsdokumentation zur Verfügung.
- Sie erstellen und pflegen die „best practice“-Dokumentation für Dokumentenmanagement und Trainingsdokumentation.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium (Bachelor) der Fachrichtung Medizinische Dokumentation oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.
- Sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit MS Office 365 Anwendungen, insbesondere Word und Excel (z. B. fortgeschrittene Formatierungen).
- Sie arbeiten mit einem hohen Maß an Sorgfalt und Genauigkeit.
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
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Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 001106
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Rohrdorf/Bayern suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 18 Monate und im Rahmen der ANÜ
Dokumentenmanagement
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung beim Inboxmanagement elektronischer und nicht-elektronischer Postfächer nach Vorgabe mit Fokus auf allgemeine Themen wie z.B. Übersichtlichkeit, Ablage, Sortierung
- Zutritt zum Standort sicherstellen und dokumentieren
- Durchführung und Bearbeitung von Standardprozessen nach allgemeiner Anleitung
- Meetingmanagement (Raum, Catering, Teilnehmer*innen, Agenda vorbereiten und Protokollieren mit inhaltlicher Vorgabe)
- Travelmanagement – Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
- Standardisiertes Beschaffungsmanagement – Bestellung von Materialien und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
- Übernahme von administrativen Sonderrollen wie z.B. Zeitbeauftragte*r
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung (> 2 Jahre)
- Gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang in gängigen MS Office-Anwendungen
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Diskretion, Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit
- Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Freundliches, selbstsicheres und bestimmtes Auftreten
- Eigeninitiative, flexibles und aktives Handeln
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