Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 603
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Inbox management of electronic and non-electronic mailboxes with focus on prioritization and possible actions for own executives and partly independent answering of requests according to instructions.
- Deadline management for the executive with own decision-making authority.
- Meeting management – understanding meetings (not commercial content) and writing minutes, following up on actions, etc.
- Travel management – booking and accounting of business trips.
- Collaboration in the planning and monitoring of various budgets (e.g. personnel, travel) and their controlling.
- Standardized procurement management – ordering of materials, services and equipment/work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations.
- Ensuring the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g. preparation and dispatch of circulars/announcements)
Ihr Profil:
- Extensive general office management and project management knowledge.
- Experience and confident handling of MS Office applications.
- Experience handling of several systems (e.g. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA preferred.
- English fluency required.
Wir bitte Sie uns ihre Unterlagen in englischer Sprache zuzusenden.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !
Assistant | M/W/D - Referenz 599
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Buchen von Reisen für das gesamte Team
- Reisekostenabrechnung
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
- Koordination von internen Meetings
- Unterstützung des Teams bei der Datenpflege und Administration verschiedener Trainingsanwendungen und Tools
Ihr Profil:
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
- Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 592
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 70% zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Buchen von Reisen für das gesamte Team
- Reisekostenabrechnung
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Nachbereitung von internationalen Veranstaltungen
- Koordination von internen Meetings
- Allgemeine Unterstützung des Teams in unterschiedlichen Themen
Ihr Profil:
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorkenntnisse in folgenden Systemen erwünscht (SAP, Concur, CORA etc.)
- Teamorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
Interessiert?
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Entgeltsachbearbeiter | M/W/D - Referenz 590
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- In Ihrer Rolle sind Sie für die administrative Bearbeitung, Abwicklung und Unterstützung von standardisierten Abrechnungsprozessen und Zentralaufgaben innerhalb von Payroll und Time Management zuständig
- Mit Ihrem selbstständigen Arbeitsstil bearbeiten und priorisieren Sie Ihre Arbeitsaufträge und setzen die Prozesse in unserer komplexen Systemlandschaft bestehend aus globalen und lokalen Payroll & Time-Management- Systemen um (z.B. HR SAP System, SuccessFactors, OpenText)
- Durchführung von Qualitätsprüfungen während des monatlichen Abrechnungszyklus sowie Qualitätsprüfungänderungen
- Eigenverantwortliches Dokumentieren, Aktualisieren von Themen und Sachverhalten im Wissensmanagementsystem der Gruppe Payroll & Time Management
- Proaktive Umsetzung von neuen Methoden und Prozessen und fortlaufende Optimierung von Prozessabläufen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung
- Allgemeine Berufserfahrung ggf. erste Berufserfahrung im Payroll-Umfeld sowie Kenntnisse im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht wären wünschenswert
- Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und sichere Nutzung im Umgang mit SAP, Success Factors, Service Now und MS Office
- Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Prozesse zu erfassen
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität sowie soziale Kompetenz, Empathie und Teamfähigkeit
- Gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch (mindestens B1)
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 591
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Internal and external correspondence, including daily coordination with OPUs worldwide and external agencies, mainly in English language.
- General administration and secretarial duties incl. efficient daily management of assigned teamleader/managers, guest registration, meeting support, drawing up of reports and presentations, work with MS office and other softwares (e.g., Cora, IDEA, Veeva Vault, SAP etc.)
- Back- up for other assistants within the team, knowing and applying internal compliance guidelines (e.g., travel management, Contracting and HCP engagement etc.)
- Effective communication across functions is essential as well as self-sufficiently finding solutions and adequate approaches. Operating with minimal tactical guidance and surveillance by superior is expected and significantly contributing to success of activities of the respective teams.
Ihr Profil:
- Either an apprenticeship as administrative assistant, management assistant or similar, or equivalent professional experience
- English and German C1 level or equivalent
- Excellent self-management and organizational skills
- Highly motivated team player with problem-solving attitude
- Working under pressure and international exposure
- Flexibility to adjust quickly and effectively to frequent change and altered priorities
- Intercultural competencies, strong interpersonal and communicating skills (oral and written)
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Assistant | M/W/D - Referenz 578
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
General secretarial duties and administrative tasks as well as project support. Tasks include:
-
- Planning, organizing, and coordinating all national and international meetings (Telephone- and Videoconferences) and travels (organization and settlement)
- Help organize the Team through scheduling, agenda setting, timekeeping, minutes taking and managing the ToDo list as well as tracking and archiving for the recurring Team Meetings
- Take over external information management and support business processes within the organizational unit as well as the internal and external correspondence in German and English
- Monitor and handle expenses, Purchasing Orders and invoices including budget tracking and management
- Independent onboarding of new employees, vendors and freelancers incl. contracts, approvals from internal consulting, and other authorities, as well as independent screening and selection of applicants (temp workers)
- Manage and handle bigger and smaller events (off- and online, including agency support as required)
Ihr Profil:
- You have successfully completed commercial vocational training (e.g., office management assistant and/or management assistant)
- You have several years of professional experience in a comparable function and have gained expertise and perfect knowledge on supporting secretarial and administrative tasks
- Excellent computer skills in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP, Concur
- Team-oriented, showing own initiative and a proactively structured working style
- Very good English and German knowledge both spoken and written
Interessiert?
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Projektassistenz | M/W/D - Referenz 572
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen
- Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
- Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien)
- Teilnahme an Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting Protokollen
- Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten
- Durchführung von Bestellanforderungen
- Verwaltung und Ablage der Projektdokumente
- Onboarding externer Projektpartner*innen
- Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
- Organisation von Veranstaltungen
- Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
- Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
- Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
- Reisebereitschaft an den Standort Ingelheim
- Projekterfahrung
- Teilzeit möglich ab 80%
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Technical Assistance | M/W/D - Referenz 577
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Sie sind zuständig für die Durchführung und Auswertung von flüssig chromatografischen Prüfungen von chemischen Rohstoffen, Zwischenstufen und Wirkstoffen
- Sie optimieren flüssig chromatografische Analysenverfahren und wirken an der Validierung dieser Methoden entsprechend den internen Vorgaben mit
- Sie dokumentieren Ihre Labortätigkeit entsprechend den Vorgaben sorgfältig und halten die GMP-Regularien sorgfältig ein.
- Sie kommunizieren ihre Analysenergebnisse zeitnah an Kollegen und Projektlaborleiter und arbeiten an der Interpretation mit.
- Sie führen nicht-projektbezogene Labortätigkeiten aus, z. B. die Betreuung von technisch anspruchsvollen Analysengeräten oder die Bestellung von Verbrauchsmaterialien.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über abgeschlossene Chemielaboranten-Ausbildung
- Sie bringen Erfahrung in der Durchführung von chromatografischen Prüfungen mit, vorzugsweise unter GMP-Bedingungen sowie Erfahrung in der Entwicklung und Validierung von chromatografischen Analysenverfahren sind wünschenswert
- Kenntnisse in mind. einem Chromatografie-Datensystem (vorzugsweise Waters Empower) und Grundkenntnisse in organischer Chemie
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, hohes Maß an Teamfähigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten sowie hohe Belastbarkeit in einem herausfordernden Umfeld
- Sie sprechen fließend Deutsch und die Schreib- und Lesekenntnisse entsprechen einem wissenschaftlich geprägten Umfeld und Sie beherrschen Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft-Office-Applikationen
- Gute Englischkenntnisse sind erforderlich (vorzugsweise Niveaustufe B1)
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CTSU Vertriebs Assistenz | M/W/D - Referenz 000555
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Die Global CTSU Distribution Assistance ist verantwortlich für die Unterstützung der Distribution Trial/Process Managers und IRT Trial/Process Managers für das autonome Management des CTSU Supply Change innerhalb der Matrixstruktur innerhalb wie auch ausserhalb der Organisation .
- Unterstützung der Planung, des Managements und der Steuerung des Zeitplans, der Kosten und des Umfangs des globalen CTSU-Vertriebs für die vereinbarten Ergebnisse der globalen Lieferkettenaktivitäten für zugewiesene klinische Studien, einschließlich hochkomplexer Studien (z. B. Mega-Studien, adaptives Studiendesign, digitale Studien, vollständig an Dritte ausgelagerte Studien (CRO)) und Investigator Initiated Studies (IIS), EAP sowie NPU-Programme)
- Unterstützung von internen und Vendor Meetings, Protokolle mit Aktionspunkten und Verantwortlichkeiten
- Unterstützung bei der Dokumentation des IRT- und Vertriebssystems. Z.B.: Pflege der Benutzerlisten für die IRT-Systeme, Verwaltung des Superuser-Zugangs, Erstellung und Aktualisierung von POs.
- Unterstützung verschiedener Systeme wie z.B. BIRDS (internes System) Verwaltung und Workflows, FoCUS, EVA-Einträge/Aktualisierungen, ShipSheet-Einträge/Aktualisierungen, Koordination der Steuerauswertung, Elpro-Datenbank / IRT-Datenbank-Auswertung und KPI-Erfassung, manuelle Freigabeformulare sowie manuelle Versandanfragen, Organisation und Überwachung von Bulk-Sendungen, Stabilitätsproben und Probenahme-Dokumentation für Prüfpräparate
Ihr Profil:
- Master-Abschluss in Naturwissenschaften und mehrjährige Erfahrung in einer verwandten wissenschaftlichen Disziplin oder Bachelor-Abschluss mit langjähriger Erfahrung in einem verwandten Bereich
- Erfahrung im IRT-Bereich, nachweislich fundierte Kenntnisse der technischen Aspekte und Funktionen eines IRT-Systems (von Vorteil)
- Gute Kenntnisse des allgemeinen Softwareentwicklungszyklus, einschließlich der Validierung von Computersystemen in der Cloud (von Vorteil)
- Gutes Verständnis der regulatorischen und GMP/GCP-Anforderungen in der pharmazeutischen Industrie und deren Anwendung auf die Funktion ist erforderlich
- Gutes Verständnis der globalen Aktivitäten zur Prüfung von Arzneimitteln sowie der allgemeinen Durchführung und Gestaltung klinischer Studien
- Fähigkeit zur selbständigen Einleitung und Analyse komplexer Aufgaben unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften, der Kosteneffizienz und des Zeitrahmens
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Diese Position kann, in Absprache bzw. nach Bedarf bis zu 50% aus dem Home Office/remote abgedeckt werden. Die Einarbeitung findet vor Ort statt. Bei Arbeiten vor Ort werden weder vom Mandanten noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen.
Interessiert?
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Assistant | M/W/D - Referenz 558
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit (50%-70%) zunächst im Rahmen der ANÜ
Assistenz
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Teams in allen anstehenden Projekten
- Durchführung von Reisebuchungen und Abrechnungen für das Team
- Urlaubsvertretung und Zuarbeit für Assistant to Head
- Organisation und Planung von Meetings
- Inside-page pflegen und updaten
Ihr Profil:
- Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Management Assistant, Paralegal oder vergleichbar mit umfassender Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im internationalen Umfeld
- Umfassende Kenntnisse der relevanten IT-Systeme (MS Teams, Outlook, etc.)
- Proaktiver Arbeitsstil, strukturiert, problemlösungsorientiert, loyal, flexibel, zuverlässig
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, teamorientierte Denkweise mit starken organisatorischen Fähigkeiten und angemessenem Kommunikationsstil
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse schriftlich wie mündlich
Interessiert?
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