Administrative Coordinator Professional Teilzeit | M/W/D – Referenz: 000793

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teilzeit 80%, zunächst befristet für 12 Monate, im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung und Abwicklung von komplexen, zum Teil vertraulichen und administrativen Tätigkeiten bzw. Sachbearbeitung zur Entlastung einer lokalen/globalen Organisationseinheit
  • Verbesserung und Erarbeitung administrativer Prozesse sowie die Übernahme, Erarbeitung und Umsetzung von Sonderthemen
  • Terminmanagement für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
  • Meetingmanagement – Meetings (nicht kfm. Inhalte) verstehen sowie Protokolle schreiben und Nachhalten
  • Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings
  • Travelmanagement – Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
  • Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen)
  • Sicherstellung des zweckgerichteten Kommunikationsflusses zu meist organisatorischen, administrativen und personellen Sachverhalten (z.B. Erstellung und Versand von Rundschreiben/Announcements)

Ihr Profil:

  • Kaufmännische Ausbildung und Weiterbildung zum Management Assistent oder vgl. Weitwerbildung (z.B. Fachwirt) mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in MS Office Anwendungen.
  • Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
  • Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise auch bei komplizierten Arbeitsvorgängen
  • Agilität, Fähigkeit zur Priorisierung der vielfältigen Tätigkeiten
  • gute Englischkenntnisse

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen über das unten folgende Bewerbungsformular oder per Email an bewerbung@consult16.de oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.

Bitte geben Sie bei Email-Bewerbungen immer die Referenznummer an !


Technical Assistant | M/W/D - Referenz 000790

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 12 Monate und im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • In Ihrer neuen Position stellen Sie selbstständig Wirkstoffsuspensionen (Formulierungen) für non-GLP und GLP-konforme toxikologische Sicherheitsprüfungen her.
  • Die eigenständige Bearbeitung der Prüfplanabschnitte, die Erstellung von Herstellvorschriften, die rechtzeitige Vorbereitung aller benötigten Materialien, die zeitgerechte Herstellung der Formulierungen und deren sorgfältige Dokumentation gehört dabei ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich.
  • Sie sind verantwortlich für das Einholen aller für die Herstellung relevanten Informationen und führen bei Bedarf im Rahmen der Formulierungsentwicklung entsprechende Vorversuche durch.
  • Während Prüfungen sind Sie in engem Austausch mit dem prüfungsdurchführenden Labor, prüfen regelmäßig die Substanzverfügbarkeit und reagieren auf unvorhergesehene Änderungen.
  • Der regelmäßige Austausch mit dem Analytik-Labor und die Reaktion auf zeitgerechte und unerwartete Ergebnisse fällt auch in Ihr Aufgabengebiet.
  • Des Weiteren werden Sie mit der Erstellung und Anpassung von SOP-Entwürfen sowie der Unterstützung bei der Entwicklung/Einführung/Validierung neuer Methoden und elektronischer Systeme betraut.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes Bachelorstudium im naturwissenschaftlichen Bereich, alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung als Chemielaborant*in, Biologielaborant*in, Pharmakant*in oder Pharmazeutisch-Technische*r Assistent*in mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Idealerweise mehrjährige Expertise in der pharmazeutischen Industrie im Bereich Flüssigarzneimittelherstellung und -entwicklung
  • Sicherer und verantwortungsbewusster Umgang mit Wirkstoffen sowie sehr gute Kenntnisse im Umgang mit PC- und Laborgeräten sowie LIMS
  • GLP-Kenntnisse sind von Vorteil
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute PC-Kenntnisse in allen gängigen MS-Office Anwendungen
  • Teamplayer*in mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch, außerdem die Fähigkeit zur Selbstorganisation und Flexibilität
  • Bereitschaft zu Wochenendarbeit bei Bedarf und in Abhängigkeit des Designs der Sicherheitsprüfungen

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Technical Assistant | M/W/D - Referenz 000785

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 18 Monate und im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Sie sind verantwortlich für die selbstständige, termingerechte Durchführung und GMP-gerechte Dokumentation von physikalisch technologischen Prüfungen am Endprodukt in der Qualitätskontrolle (u.a. Kraftmessungen, Funktionsprüfungen, CCIT) zur Freigabe, Prozessvalidierungen, Transportvalidierungen oder Stabilitätsproben.
  • Sie erstellen Auswertungen und sind verantwortlich für das Zusammenstellen von Daten sowie die Erstellung von Berichten, die das eigene Arbeitsgebiet betreffen.
  • Sie agieren im Team und führen neben der zeitgerechten Freigabe oder Stabilitätsmessungen auch Messungen für Methodenvalidierungen oder Methodenentwicklungen durch.
  • Als Geräteverantwortliche*r sind Sie außerdem für die selbstständige Organisation von erforderlichen Maßnahmen zuständig (z.B. zeitgerechte Wartung, Kalibrierung und auch bei notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen).
  • Mit Ihrer Expertise agieren Sie ebenfalls in Projekten als wichtiges Teammitglied aus dem Bereich zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität, Effizienz und Compliance und übernehmen Sonderaufgaben.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Chemie- oder Biologielaborant*in, Technische*r Assistent*in (PTA, CTA, MTA) oder Pharmakant*in, jeweils mit relevanter Berufserfahrung im GMP-Bereich (vorzugsweise Labor)
  • Mehrjährige Berufserfahrung mit der Bewertung, Überwachung und Umsetzung interner GMP-Anforderungen in einem Labor
  • Nachgewiesene Erfahrungen mit physikalischen Messmethoden, Einarbeitung in komplexe Messprogramme und deren Erstellung
  • Sehr gute PC-Kenntnisse in allen gängigen MS-Office Anwendungen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

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Assistent | M/W/D – Referenz: 000769

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 12 Monate, im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung und Abwicklung von administrativen Tätigkeiten/ Sachbearbeitung zur Entlastung einer globalen Organisationseinheit
  • Reisemanagement (Buchung und ggf. Abrechnung von Dienstreisen)
  • Organisation von Meetings und Events (auch global)
  • Rechnungsprüfung
  • Durchführung von Bestellungen über interne Bestellsysteme
  • Multiplikator für übergeordnete Themen z.B. Kommunikation innerhalb der Organisationseinheit

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in MS Office Anwendungen
  • Erfahrung mit SAP und dem Reisesystem Concur
  • Umfangreiche allgemeine Büromanagement Kenntnisse

Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach Absprache 2 – 3 Tage/Woche aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Ein rein mobiles Arbeiten ist vom Entleiher nicht gewünscht. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.
Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort im Raum Mainz ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.

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Assistent | M/W/D - Referenz 000756

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 12 Monate und im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • In Ihrer Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation von Reisen, einschließlich deren Buchung und Abrechnung.
  • Sie organisieren Veranstaltungen und Meetings– Sie holen Angebote ein, übernehmen den Vertragsabschluss und die Reiseorganisation. Zusätzlich dazu Erstellen Sie Agenden und Veranstaltungskonzepte.
  • Sie bearbeiten E-Mails und pflegen die Kalender von Mitglieder, des Leadership Teams
  • Darüber hinaus führen Sie Protokolle von Leitungsbesprechungen und organisieren das Büromaterial.
  • Sie sind zuständig für das On-/Offboarding von Personal, einschließlich der zeitgerechten Bereitstellung von Arbeitsumgebungen.
  • Des Weiteren unterstützen Sie bei Einkaufsprozesse und verwalten die Verträge sowie die Bestellanforderungen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau und/oder Weiterbildung als Europakaufmann/-frau oder Managementassistent*in
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse sowie in relevanten IT Systemen (Concur, SAP, LOS, SuccessFactors, Bieps…)
  • Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Flexibilität und hohe Bereitschaft zur Teamarbeit
  • Hohes Maß an Eigeninitiative und Zuverlässigkeit mit großem Interesse sich auch in projektspezifische Aufgaben in der Abteilung einzubringen
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Englischkenntnissen in Wort und Schrift

Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach Bedarf und Absprache aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.
Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort in Biberach ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.

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Operational Specialist | M/W/D – Referenz: 000740

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst befristet für 24 Monate, im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Verantwortlich/zuständig für die Unterstützung der Konsultationsbemühungen im Bereich BDS (Biostatistik & Data Sciences) durch Sammlung und Aufbereitung der für die Analyse erforderlichen Informationen.
  • Vorbereitung und Versand von Mitteilungen in Bezug auf die strategischen Länderlisten und die Länderzuweisung an die Geschäftsregionen.
  • Führung der Verteilerlisten für solche Mitteilungen.
  • Überwachung der Feasibility Mailbox und Bearbeitung von Anfragen der Geschäftsregionen und Versuchsteams.
  • Vorbereitung von Länder-Machbarkeitsschulungen und Schnittstellezu den Versuchsteams für Schulungsmaterialien (verantwortlich für Fragen und Antworten, Videoaufzeichnungen und die anschließende Ablage der Unterlagen)
  • Verwaltung von Aktivitäten im Zusammenhang mit Ländereinsätzen (Kommunikation, Nachverfolgung von Fristen, Zusammenstellung von Ergebnissen usw.)
  • Erstellung und Pflege Ordnerstrukturen in MS Teams für Ländereinsätze und Länderzuweisungen.
  • Überprüfung und Analyse von Focus- und CTMS-Berichten in Bezug auf Basislinien/Planungsdaten und Unterstützung bei der Pflege von Zeitplänen in den verschiedenen Systemen
  • Überprüfung und Vorbereitung von Tabellen aus verschiedenen Benchmark-Datenbanken, um die Teammitglieder bei der Bewertung von Programm- und Studien-Benchmarks zu unterstützen.
  • Administrative Unterstützung wie die Vorbereitung, Konsolidierung und Dokumentation von Excel- und Power Point-Analysen
  • Erstellung von Gantt-Diagrammen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Benchmark-Analysen, Überprüfung von Daten, Erstellen von Tabellen, Erstellen von Abfragen und Speichern von Ergebnissen, Zusammenfassen und Verknüpfen von Ergebnissen
  • Führen der Tagesordnung und der Protokolle für Teamsitzungen oder Radarsitzungen, Funktion als Zeitnehmer in den Sitzungen

Ihr Profil:

  • Bachelor-Abschluss (Betriebswirtschaft, Biowissenschaften o. ä. bevorzugt) oder gleichwertige Ausbildung/Erfahrung, Master-Abschluss oder Promotion ist von Vorteil
  • Selbstständiges Arbeiten und Sorgfalt
  • Freude an der Arbeit mit Zahlen und quantitativen Analysen
  • Kommunikationsstärke, positive Einstellung, Agilität und Flexibilität
  • Professionelle Kommunikation und professionelles Verhalten gegenüber Teammitgliedern und leitenden Angestellten
  • Fließendes Englisch in Wort und Schrift
  • MS-Office, fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und SharePoint, Arbeit in und mit großen Datenbanken und Zahlen

Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach der Einarbeitung bis zu 40% aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Ein rein mobiles Arbeiten ist vom Entleiher nicht gewünscht. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.
Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort im Raum Mainz ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.

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Vertriebsassistent*in | M/W/D

Unser Mandant ist ein mittelständisches, inhabergeführtes IT-Unternehmen mit Standorten in Berlin und Biberach, und bietet hochmoderne, flexible und leistungsstarke Lösungen für die Zeitwirtschaft. Für den Standort in Biberach suchen wir

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Erfolgreiche Platzierung innovativer Lösungen im Bereich Zeitwirtschaft und Bewerbermanagement bei potenziellen Kunden.
  • Durch proaktives E-Mailing und gezielte Outbound-Telefonate etablieren Sie wertvolle Kontakte zu Entscheidungsträgern in Unternehmen
  • Sie verstehen die individuellen Bedürfnisse der Kunden und sind in der Lage, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
  • Ihre Fähigkeiten führen zur Generierung von qualifizierten Leads, die das Vertriebsteam erfolgreich nutzen kann.
  • Sie arbeiten eng mit dem Vertriebsteam zusammen, koordinieren Termine und tragen dazu bei, die Vertriebsaktivitäten zu optimieren.
  • Effiziente Nachbearbeitung von Marketingkampagnen und tragen zur Steigerung des Marketingerfolgs bei.
  • Professionelle Verwaltung und Erfassung von Leads im CRM-System.

Ihr Profil:

  • Sie sind begeistert von Vertriebstätigkeiten und verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Kundenbedürfnisse, was idealerweise durch ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung untermauert wird
  • Sie sind kommunikationsstark, beherrschen proaktive E-Mail-Kommunikation und sind versiert im Umgang mit Outbound-Telefonaten.
  • Die Identifikation und Verständnis der individuellen Bedürfnisse der Kunden ist für Sie eine Selbstverständlichkeit.
  • Sie besitzen die Fähigkeit, wertvolle Leads zu generieren und diese qualifiziert an das Vertriebsteam weiterzugeben.
  • Eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen ist für Sie essentiell, um gemeinsam den Unternehmenserfolg zu steigern.
  • Sie sind versiert im Umgang mit CRM-Software und verstehen deren Bedeutung für erfolgreiche Vertriebsprozesse.
  • Sie sind hochmotiviert, engagiert und streben nach herausragenden Ergebnissen in Ihrem Aufgabenbereich.
  • Sie sind flexibel und passen sich schnell an sich ändernde Anforderungen und Marktbedingungen an.

An dieser Position ist eine 4-Tage-Woche möglich !

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Projektassistenz | M/W/D - Referenz 000390

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

  • Erstellung von Projektvorlagen und Präsentationen sowie Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
  • Koordination von Meetings (Terminkoordination, Raumbuchung, Bestellung von Catering, Bereitstellung Workshopmaterialien etc.)
  • Teilnahme an internen und (externen) Besprechungen sowie die Durchführung und Nachbearbeitung von Meeting-Protokollen
  • Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft inkl. Bearbeitung von Projektmanagement Dokumenten wie z.B. Projektbeteiligungslisten, Besprechungslandschaft etc.
  • Nachhalten kritischer Informationsflüsse und Rückmeldung für schnellen Projektfortschritt
  • Durchführung von Bestellanforderungen und IT Bestellungen in internen Systemen sowie Verwaltung und Ablage von Projektdokumenten
  • Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-Equipment)
  • Organisation von Veranstaltungen
  • Reisebuchung/-organisation für projektbezogene Dienstreisen
  • Organisation der Gebäudezutritte für Projektbeteiligte sowie Anmeldung von Handwerkern für Samstags- und Nachtarbeiten
  • Erstellung von Transport- und Versandaufträgen
  • Ausstellen von Fotografiererlaubnis
  • Unterstützung bei der Übersetzung von Arbeitsdokumenten deutsch-englisch

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Fließende Deutsch- und mind. gute Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • Reisebereitschaft zu anderen Standorten
  • Projekterfahrung

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Administrative*r Koordinator*in Teilzeit 50% | W/M/D - Referenz 2212226

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen in Oberschwaben suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, zunächst im Rahmen der ANÜ

Assistenz

Ihre Aufgaben:

Unterstützung und Abwicklung von administrativen Tätigkeiten zur Entlastung einer lokalen Organisationseinheit (Mitarbeiter*innen und Führungskraft) und deren Ansprechpartner*innen. Im Schwerpunkt handelt es sich um standardisierte und festgelegte Prozesse.

  • Unterstützung beim Inboxmanagement elektronischer und  nicht-elektronischer Postfächer nach Vorgabe mit Fokus auf allgemeine Themen wie z.B. Übersichtlichkeit, Ablage, Sortierung
  • Durchführung und Bearbeitung von Standardprozessen nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle:
    – Terminmanagement nach Vorgabe inkl. richtiger Priorisierung bei Kommissionen und Sicherstellung der adäquaten Umsetzung
    – Meetingmanagement (Raum, Catering, Teilnehmer*innen, Agenda vorbereiten und Protokollieren mit inhaltlicher Vorgabe)
    – Travelmanagement d.h. buchen und abrechnen von Dienstreisen
    – Standardisiertes Beschaffungsmanagement wie z.B. Bestellung von Material und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
    – Unterstützung durch administrative Tätigkeiten wie z.B. Dokumentenmanagement, Personalmanagement, Koordinierung des Vertragsmanagement
    – Unterstützung bei der Kommunikation von wiederkehrenden Sachverhalten
  • Erster Ansprechpartner für das Office-Paket, o.g. Prozesse und Handhabungen aus dem täglichen Arbeitsumfeld
  • Übernahme von administrativen Sonderrollen z.B. Zeitbeauftragte

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
  • Sehr gute PC-Kenntnisse in gängigen MS Office-Anwendungen
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohes Maß an Diskretion, Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit
  • Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Freundliches, selbstsicheres und bestimmtes Auftreten
  • Eigeninitiative, flexibles und aktives Handeln

Interessiert?

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